Konwersja pozwala administratorowi zamienić niewykorzystane segmenty czasu wolnego za nadgodziny na wynagrodzenie. Funkcja działa wyłącznie w nowym, segmentowym modelu rozliczania nadgodzin (modal Rozlicz nadgodziny) i nie wymaga ingerencji pracownika ani zmiany pierwotnej dekretacji.

Po co konwertować czas wolny na wynagrodzenie

• Koniec okresu rozliczeniowego – zamykasz miesiąc / kwartał, a pracownik nie zdąży odebrać czasu wolnego.
• Zmiana umowy lub odejście pracownika – zachodzi konieczność „wypłacenia” niewykorzystanej puli.
• Zmiana polityki firmy – decyzja o wypłacie zaległych nadgodzin zamiast ich kumulowania jako urlop kompensacyjny.

Kiedy akcja jest dostępna

Akcja działa na wnioskach z segmentami, w których sposób rozliczenia = czas wolny i które nie zostały w pełni odebrane. Wymagane są:

• uprawnienie administratora modułu Ewidencja Czasu Pracy,
• wniosek w statusie Oczekuje na rozliczenie lub Częściowo rozliczony,
• co najmniej jeden segment z metodą rozliczenia czas wolny i niewykorzystaną liczbą sekund.

Jak uruchomić konwersję

Wejdź do Nadgodziny > Wnioski.

Otwórz wniosek w statusie Oczekuje na rozliczenie lub Częściowo rozliczony. W menu trzech kropek wybierz Zamień nieodebrane na wynagrodzenie.

W modalu Zamień nieodebrane godziny na wynagrodzenie zweryfikuj listę segmentów do konwersji i sumę godzin do wypłaty. Zdecyduj, czy nowe pozycje wynagrodzenia mają być od razu oznaczone jako wypłacone (checkbox Oznacz przekonwertowane pozycje jako wypłacone).

Kliknij Zamień na wynagrodzenie. System przeliczy segmenty, ustawi nowy status wniosku i zapisze zmianę w historii.

Co widać w modalu konwersji

Modal pokazuje listę segmentów z metodą rozliczenia czas wolny, które są kandydatem do konwersji. Każdy segment jest wyświetlany jako oddzielny kafelek – bez tabeli. W nagłówku kafelka znajdziesz datę, dzień tygodnia, opcjonalnie nazwę święta oraz godziny. Po prawej widoczna jest „strzałka przejścia” – z etykiety Czas wolny (z mnożnikiem, jeśli był ustawiony) na docelową etykietę Wynagrodzenie ze stawką 50% lub 100% wyliczoną automatycznie (zob. sekcja „Jak system wylicza stawkę”).

Treść kafelka zależy od scenariusza konwersji:

• Cały segment – jedna linia Cały segment (X godz.) → Wynagrodzenie z ekwiwalentem (godziny do wypłaty + dodatek wynikający ze stawki). Stosowane, gdy z segmentu nie odebrano jeszcze ani sekundy.
• Podział – dwie linie: Odebrany: Y godz. → Czas wolny (pozostaje) oraz Nieodebrany: Z godz. → Wynagrodzenie z ekwiwalentem. Stosowane, gdy część segmentu została już odebrana wnioskiem o czas wolny.

Pod listą segmentów znajduje się jedno sumaryczne pole Łącznie do wypłaty: liczba godzin nieodebranych do konwersji oraz – jeśli dotyczy – suma dodatku wynikającego ze stawek (format X godz. + Y godz.). Poniżej znajduje się checkbox Oznacz przekonwertowane pozycje jako wypłacone.

Mechanika: pełna konwersja vs split

System rozróżnia dwa scenariusze i sam dobiera właściwy:

Pełna konwersja

• Segment ma zerową liczbę sekund odebranych – nikt nie odebrał z niego ani sekundy.
• System zmienia metodę rozliczenia segmentu na wynagrodzenie.
• Inicjator (pracownik / pracodawca) zostaje wyzerowany – nie ma znaczenia dla wypłaty.
• Stawka segmentu jest przeliczana na nowo z typu dnia i flagi „praca w nocy”.

Podział (split)

• Segment ma odebraną część – pracownik wnioskiem o czas wolny zdążył odebrać kilka godzin.
• Oryginalny segment zostaje skrócony do odebranej części i pozostaje jako czas wolny (jest „domknięty” – odebrany w 100%).
• Powstaje nowy segment, obejmujący nieodebrany czas, z metodą rozliczenia wynagrodzenie oraz stawką wyliczoną z typu dnia / godzin nocnych.
• Suma sekund pozostaje stała – nic się nie traci.

Jak system wylicza stawkę po konwersji

Po konwersji nowy segment wynagrodzenia dostaje stawkę zgodną z polską regulacją Kodeksu Pracy. Reguła:

• Godziny nocne – stawka 100%.
• Dzień powszedni lub niedziela handlowa – stawka 50%.
• Sobota, niedziela, święto, święto w niedzielę – stawka 100%.

Czy od razu oznaczyć segmenty jako wypłacone

W modalu konwersji znajduje się dodatkowy parametr Oznacz przekonwertowane pozycje jako wypłacone. Decyduje, w jakim stanie powstają nowe segmenty wynagrodzenia:

• Wyłączony (domyślnie) – nowe segmenty wynagrodzenia są niewypłacone i czekają na akcję kadr (oznaczenie jako wypłacone w szczegółach wniosku).
• Włączony – nowe segmenty wynagrodzenia od razu mają flagę „wypłacone”. Wykorzystaj, gdy konwersja idzie w parze z faktyczną wypłatą (np. konwersja na koniec okresu rozliczeniowego, gdzie kadry już znają sumę do wypłaty).

PORADAJeśli używasz tomHRM tylko do ewidencji nadgodzin (a wypłaty robisz w innym systemie kadrowym), zostaw parametr wyłączony i oznaczaj segmenty jako wypłacone dopiero po faktycznym przelewie – flaga ułatwi Ci wtedy odróżnienie tego, co już zrealizowano.

Co dzieje się ze statusem wniosku po konwersji

Po zatwierdzeniu konwersji system uruchamia automatyczny resolver, który aktualizuje status wniosku zależnie od stanu segmentów:

• Wszystkie segmenty rozliczone – wniosek przechodzi w status Rozliczony.
• Część segmentów rozliczona, część nadal czeka – wniosek dostaje status Częściowo rozliczony.
• Żaden segment nie jest jeszcze rozliczony – wniosek pozostaje w statusie Oczekuje na rozliczenie.

Każda konwersja zostaje odnotowana w historii wniosku (changelog) – widzisz datę zmiany, użytkownika i listę zmodyfikowanych segmentów.

Zamiana całego dnia wolnego na wynagrodzenie

Konwersja opisana wyżej działa na segmentach godzinowych rozliczanych czasem wolnym. Osobno możesz zamienić na wypłatę cały przyznany dzień wolny za pracę w dniu rozkładowo wolnym (sobota, niedziela, święto), który czeka w puli pracownika bez wskazanego terminu odbioru. Zamiast dnia wolnego pracownik dostaje wtedy wypłatę za godziny, które ten dzień rezerwował – jak działa samo przyznanie tytułu, opisuje artykuł Dzień wolny za pracę w sobotę, niedzielę i święto.

Kiedy akcja jest dostępna

• uprawnienie administratora modułu Ewidencja Czasu Pracy,
• wniosek w statusie Oczekuje na rozliczenie lub Częściowo rozliczony,
• istnieje tytuł do dnia wolnego czekający w puli pracownika, dla którego nie wskazano jeszcze terminu odbioru.

Jak uruchomić

Otwórz szczegóły wniosku o nadgodziny w Nadgodziny.

W ramce Za nadgodziny w … zdekretowano nad podsumowaniem, przy tytule czekającym w puli, kliknij przycisk Zamień na wynagrodzenie (obok przycisku wskazania terminu odbioru).

W modalu Zamień dzień wolny na wynagrodzenie zweryfikuj listę godzin objętych tytułem oraz sumę Łącznie do wypłaty. Zdecyduj, czy nowe pozycje wynagrodzenia mają być od razu oznaczone jako wypłacone (checkbox Oznacz przekonwertowane pozycje jako wypłacone).

Kliknij Zamień na wynagrodzenie. System rozliczy godziny wynagrodzeniem, usunie tytuł do dnia wolnego i zapisze zmianę w historii.

Co widać w modalu

Na górze modal informuje, że dzień wolny za pracę we wskazanym dniu przestanie przysługiwać, a poniższe godziny zostaną rozliczone wynagrodzeniem. Każda godzina objęta tytułem jest wyświetlana jako oddzielny kafelek z datą, dniem tygodnia, opcjonalnie nazwą święta i godzinami. Po prawej widoczna jest strzałka przejścia z etykiety Dzień wolny na docelową Wynagrodzenie ze stawką 50% lub 100% wyliczoną automatycznie. Pod spodem jest linia Cały segment (X godz.) → Wynagrodzenie z ekwiwalentem oraz sumaryczne pole Łącznie do wypłaty.

Co robi system po zatwierdzeniu

• Zwalnia rezerwację godzin – godziny, które trzymał tytuł dnia wolnego, wracają do rozliczenia, tym razem jako wynagrodzenie.
• Ustawia segmenty na wynagrodzenie ze stawką wyliczoną z typu dnia i pracy w nocy – tą samą regułą, co przy konwersji segmentowej (zob. sekcja Jak system wylicza stawkę po konwersji).
• Usuwa tytuł do dnia wolnego – dzień wolny przestaje przysługiwać pracownikowi i znika z licznika „Dni wolne do odebrania” na jego karcie „Twoje nadgodziny do wykorzystania”. W szczegółach wniosku te godziny mają odtąd sposób rozliczenia „Wynagrodzenie” i ekwiwalent w godzinach zamiast oznaczenia „1 dzień wolny”.
• Przelicza status wniosku o nadgodziny i zapisuje zmianę w historii.