Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze metody konfiguracji wniosków o nadgodziny stosowanych przez klientów tomHRM. Wybierz metodę, która najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji, lub wykorzystaj scenariusze, by stworzyć własny sposób zarządzania nadgodzinami.

Metoda 1 – jeden wniosek z możliwością wyboru metody rozliczenia

Jeśli w Twojej organizacji polityka nadgodzin zakłada, że pracownik może wybrać preferowaną metodę rozliczenia nadgodzin, stwórz wniosek, w którym w Warunkach działania wskażesz obie dopuszczalne formy rozliczenia.

W takiej sytuacji pracownik składając wniosek będzie musiał wskazać, jak wolałby rozliczyć wnioskowane nadgodziny.

Pracownik musi wskazać wybraną metodę, ale jeśli jest mu wszystko jedno, może taką informację zamieścić np. w notatce. Przełożony (lub inna osoba na ścieżce akceptacji) na etapie akceptacji wniosku może zmienić deklarowaną metodę rozliczenia.

Metoda 2 – tylko jedna metoda rozliczenia nadgodzin

Jeśli chcesz, by pracownicy mogli wnioskować tylko o nadgodziny rozliczane w wynagrodzeniu (bez możliwości odebrania ich jako czas wolny) lub odwrotnie – jedynie je odbierali, bez możliwości uzyskania wynagrodzenia – stwórz typ wniosku z tylko jedną metodą rozliczeń.

Pracownik składający wniosek o nadgodziny nie będzie miał pola wyboru preferowanej metody rozliczenia.

Metoda 3 – osobne wnioski do wypłaty i odbioru czasu wolnego

Jeśli chcesz, by część pracowników mogła składać wnioski o nadgodziny odbierane czasem wolnym, a część tylko wynagrodzeniem, przygotuj dwa typy wniosków:

• Nadgodziny do odbioru wynagrodzeniem,
• Nadgodziny do odbioru czasem wolnym.

W sekcji Warunki działania każdego z wniosków ustaw odpowiednie opcje, a w sekcji Dostęp do wniosku wybierz, dla kogo dany wniosek ma być dedykowany.

Oba wnioski mogą być też dostępne dla wszystkich pracowników – wówczas wyboru metody rozliczenia pracownik dokonuje już na etapie wyboru typu wniosku. Pracownik składający taki wniosek nie będzie miał pola wyboru preferowanej metody. Osoba akceptująca wniosek (np. przełożony) nie będzie mogła na etapie akceptacji zmienić metody rozliczenia. Administrator może natomiast w dekretacji przypisać sposób rozliczenia per segment.

Metoda 4 – osobne wnioski dla nadgodzin w dni świąteczne i wolne

Jeśli chcesz, by pracownicy pracując w nadgodzinach w dni świąteczne nie mogli odbierać ich dniem wolnym, stwórz analogicznie jak w Metodzie 3 dwa typy wniosków, a w komunikacie widocznym dla pracownika umieść stosowną informację.

Metoda 5 – osobne wnioski dla nadgodzin wstecznych i przyszłych

Jeśli chcesz, by pracownik mógł składać wnioski o nadgodziny z datą wsteczną, ale aby tego typu nadgodziny były rozliczane jedynie wynagrodzeniem, stwórz wniosek, w którym w warunkach działania umożliwisz datę wsteczną, ale który będzie ograniczony do wypłaty wynagrodzenia. W ten sposób pracownik nie zawnioskuje o nadgodziny po terminie ich odrobienia w danym okresie rozliczeniowym.

Jednocześnie dla nadgodzin planowanych w przyszłości możesz stworzyć inny typ wniosku, którego nie da się złożyć z datą wcześniejszą niż dzień składania wniosku, a w którym pracownik będzie wskazywał preferowaną formę rozliczenia.

Metoda 6 – konfiguracja pod elastyczne rozliczanie per segment

Jeśli chcesz, by Twoja organizacja w pełni korzystała z nowego procesu dekretacji segmentów (różne stawki i metody rozliczenia w obrębie jednego wniosku – np. praca w piątek wieczorem, sobota w nocy, niedziela rano), skonfiguruj typ wniosku tak, aby decyzje pozostawały otwarte do momentu dekretacji:

1. W Warunki działania zaznacz obie formy rozliczenia (wynagrodzenie + czas wolny).
2. Wyłącz auto-akceptację dla pracowników, których nadgodziny mają być dekretowane przez administratora – pozwól ścieżce akceptacji potwierdzić zasadność, ale ostateczne klasyfikacje pozostaw na etap dekretacji.
3. Nie sięgaj po dekretację masową dla wniosków, które mają być rozliczone elastycznie – ustawia ona jeden sposób rozliczenia dla wszystkich godzin i nie pozwala nadpisać klasyfikacji. Stawkę, sposób rozliczenia i status wypłaty wprowadzaj w modalu Rozlicz nadgodziny, osobno dla każdego segmentu.
4. Jeśli pracownicy często pracują w nadgodzinach przechodzących przez północ lub w godzinach nocnych, ustaw pole „Godziny pracy w nocy” na profilu Clock-in w Ustawienia > Ewidencja Czasu Pracy > Reguły clock in/out – godziny ustawiasz osobno dla każdego profilu, otwierając go i uzupełniając pola „Od” i „Do”. System użyje ich do automatycznego dzielenia segmentów i sugerowania stawki 100%.
5. W Statusy nadgodzin zdefiniuj, kto może anulować wnioski w statusach „Do rozpatrzenia” i „Zaakceptowany” – to jedyne dwa statusy, dla których konfiguruje się uprawnienia anulowania. Po przejściu wniosku do dekretacji / rozliczenia anulowanie jest niedostępne.

Metoda 7 – konfiguracja pod dzień wolny za pracę w dniu rozkładowo wolnym

Dzień wolny za pracę w sobotę, niedzielę i święto nie konfiguruje się na typie wniosku o nadgodziny – system proponuje go w dekretacji sam, gdy rozpozna pracę w dniu rozkładowo wolnym. To rozpoznanie opiera się jednak na kilku ustawieniach modułu i dopóki nie są poprawne, tytuł do dnia wolnego albo się nie pojawi, albo pojawi się przy złym dniu.

1. Źródło informacji o wymiarze czasu pracy – w Ustawienia > Ewidencja Czasu Pracy ustaw pole „Ustaw źródło informacji o wymiarze czasu pracy dla pracownika”. To ono decyduje, które dni system uznaje za rozkładowo wolne. Ta sama sobota może być wolna dla jednego pracownika i robocza dla innego – jeśli źródło wskazuje na rozkład, w którym pracownik ma w sobotę wymiar czasu pracy, praca w tę sobotę nie da tytułu do dnia wolnego, tylko zwykłe nadgodziny.
2. Godziny graniczne niedzieli i święta – na tej samej stronie ustaw „Godziny rozpoczęcia/końca niedzieli/święta” (domyślnie 06:00 – 06:00). Niedziela i święto liczą się od godziny początkowej danego dnia do godziny końcowej dnia następnego, a nie od północy do północy. Ustawienie przesuwa więc granicę, przy której system przypisuje godziny do sobotniego albo niedzielnego tytułu – przy pracy zmianowej przechodzącej przez noc ma to bezpośredni wpływ na to, czy powstanie jeden tytuł, czy dwa.
3. Kalendarz świąt – dni oznaczone jako święto są rozpoznawane niezależnie od rozkładu pracownika. Zadbaj o poprawny kalendarz świąt dla każdej lokalizacji, bo brakujące święto oznacza brak tytułu do dnia wolnego za pracę w tym dniu.
4. Data wsteczna dla odbioru – w Ustawienia: Formularze wniosków (moduł Urlopy i nieobecności), w części dotyczącej odbioru nadgodzin, ustawienie „Pozwól złożyć wniosek z datą wsteczną” decyduje, czy termin odbioru dnia wolnego można wskazać w przeszłości. Gdy jest wyłączone, najwcześniejszy możliwy termin to dzisiejsza data. Włącz je, jeśli porządkujesz zaległości i musisz zapisać dni wolne faktycznie już odebrane.