Przy dekretacji wniosku o nadgodziny system rozstrzyga dwie niezależne rzeczy. Pierwsza to sposób rozliczenia godzin: wynagrodzenie albo czas wolny. Druga to tytuł do całego dnia wolnego za pracę w dniu, który dla pracownika był rozkładowo wolny – w sobotę, niedzielę albo święto. Ten artykuł opisuje drugą z nich: kiedy tytuł powstaje, które godziny pokrywa i co dzieje się po jego przyznaniu. Sama dekretacja godzin jest opisana w artykule Okno: Rozlicz nadgodziny.
Kiedy system proponuje dzień wolny
Sekcja „Przyznaj dzień wolny za pracę w dniu …” pojawia się w oknie dekretacji osobno dla każdego dnia rozkładowo wolnego, w którym pracownik pracował. Podstawą jest jedna z trzech sytuacji:
- Sobota – dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
- Niedziela – niedziela rozkładowo wolna.
- Święto – dzień ustawowo wolny od pracy.
Święto ma pierwszeństwo przed sobotą i niedzielą. Jeśli święto wypada w sobotę, tytuł powstaje z podstawy świątecznej, bo dzień wolny za pracę w święto wynika z innego przepisu niż dzień wolny za sobotę.
„Rozkładowo wolny” liczy się per pracownik, nie per kalendarz. System pyta o wymiar czasu pracy w tym dniu przez źródło wskazane parametrem „Ustaw źródło informacji o wymiarze czasu pracy dla pracownika”. Ta sama sobota bywa więc wolna dla pracownika na sztywnym grafiku i robocza dla zmianowca, który ma ją w rozkładzie – i tylko w pierwszym przypadku powstaje tytuł.
Które godziny pokrywa dzień wolny
Tytuł nie pokrywa całego wniosku o nadgodziny, tylko godziny mieszczące się w jego oknie. Okno wyznaczają trzy reguły:
- Początek dla soboty – koniec doby pracowniczej dnia poprzedniego, czyli 24 godziny od rozkładowego rozpoczęcia pracy w piątek. Po dniu rozkładowo wolnym doba liczy się od północy.
- Początek dla niedzieli i święta – godzina graniczna z parametru „Godziny rozpoczęcia/końca niedzieli/święta” (domyślnie 06:00), o ile wypada później niż koniec poprzedniej doby.
- Koniec – wejście w kolejny dzień (o północy albo o godzinie granicznej, jeśli następny dzień to niedziela lub święto) albo 24 godziny od faktycznego rozpoczęcia pracy, w zależności od tego, co wypada wcześniej.
Wewnątrz okna dzień wolny pokrywa godziny tylko do normy dobowej ośmiu godzin, licząc chronologicznie od początku okna. Normę konsumują też godziny rozliczane wynagrodzeniem. Nadwyżka ponad osiem godzin zostaje zwykłymi nadgodzinami dobowymi – pracownik odbiera ją czasem wolnym albo dostaje za nią wypłatę, niezależnie od dnia wolnego.
Warunki przyznania
Przełącznik da się włączyć tylko wtedy, gdy dekretacja spełnia oba warunki:
- W oknie tytułu jest choć jeden segment rozliczany czasem wolnym – czyli z ustawionym sposobem rozliczenia „Czas wolny”. Przy próbie przyznania dnia wolnego dla godzin rozliczanych wyłącznie wynagrodzeniem system pokaże komunikat „Dzień wolny możesz przyznać tylko wtedy, gdy godziny z soboty rozliczasz czasem wolnym.”.
- Na tych segmentach została jeszcze pula do zarezerwowania – godziny odebrane wcześniej innym wnioskiem nie mogą drugi raz pokryć dnia wolnego.
Przy pierwszym otwarciu dekretacji przełącznik jest włączony dla każdego dnia z tytułem. Jeśli świadomie go wyłączysz i wrócisz do dekretacji później, zostanie wyłączony – system pamięta Twoją decyzję, a nie proponuje jej ponownie.
Dwa tryby przyznania
Po włączeniu przełącznika wybierasz, kto wskazuje termin odbioru. Wybór jest niezależny dla każdego tytułu.
Pracodawca wyznacza konkretną datę
To tryb, w którym decyzję podejmujesz od razu. Pod opcją wskazujesz datę w polu kalendarza, a system opisuje ją jako „Osoba dekretująca wskazuje dzień wolny. Pracownik zostanie poinformowany.”. Wybierz go, gdy termin wynika z organizacji pracy zespołu i nie chcesz go negocjować.
Dodaj do puli pracownika
Ten wariant przenosi wybór terminu na pracownika. Opis pod opcją brzmi „1 dzień wolny zostanie dodany do puli dni do odebrania. Pracownik sam wybierze termin składając wniosek o dzień wolny.”. Dzień czeka w puli, dopóki pracownik nie wskaże terminu – jak to robi, opisuje artykuł Jak odebrać przyznany dzień wolny za nadgodziny.
Co robi system po zapisie dekretacji
Po przekazaniu wniosku do rozliczenia system wykonuje kolejno:
- Zakłada tytuł do dnia wolnego dla każdej podstawy, dla której przełącznik jest włączony.
- Rezerwuje godziny na segmentach pokrytych tytułem. Od tej chwili te godziny nie są już czasem wolnym do odebrania – są rozliczone dniem wolnym.
- Zakłada wniosek o odbiór, jeśli wybrałeś tryb z konkretną datą. W trybie puli wniosek powstaje dopiero w momencie wskazania terminu.
- Ustala status wniosku o odbiór zależnie od tego, kto wskazał termin. Gdy zrobiła to osoba dekretująca, wniosek jest od razu zaakceptowany. Gdy pracownik – wniosek idzie ścieżką akceptacji i akceptanci dostają powiadomienie.
- Przelicza podsumowanie wniosku o nadgodziny i status jego rozliczenia.
Jak to widać w szczegółach wniosku
W szczegółach wniosku o nadgodziny w tytuły widać w trzech miejscach:
- Status segmentu – „Dzień wolny do wskazania”, dopóki termin nie jest znany, albo „Przyznany dzień wolny: data” po jego wskazaniu.
- Ramka nad podsumowaniem – nagłówek „Za nadgodziny w … zdekretowano:”, a pod nim wiersz dla każdego tytułu: albo informacja o przypisaniu dnia do puli, albo data odbioru z linkiem do wniosku.
- Przycisk wskazania terminu – przy tytule czekającym w puli. Osoba dekretująca widzi na nim „Wskaż termin odbioru przez pracownika”, pracownik na swoim wniosku – „Wskaż termin dnia wolnego”.
Sprawdzanie wskazanego terminu
Każdą wskazaną datę system ocenia od razu po jej wybraniu i rozróżnia dwie sytuacje.
Blokada – daty nie da się zapisać. Dotyczy dwóch przypadków:
- „Wskazany dzień nie jest dniem pracy pracownika.” – wskazałeś święto albo dzień, w którym pracownik według swojego rozkładu nie pracuje. Dzień wolny w dniu i tak wolnym nie byłby rekompensatą.
- „Nie można złożyć wniosku z datą wsteczną.” – o ile administrator modułu Urlopy i nieobecności nie dopuścił daty wstecznej dla wniosków o czas wolny za nadgodziny. Dzisiejsza data jest dopuszczalna.
Ostrzeżenie – data zostaje do wyboru, decyzję podejmujesz Ty. System pokazuje „W tym dniu pracownik ma już zaakceptowany wniosek o nieobecność.”, gdy pracownik ma na ten dzień zaakceptowany urlop, inną nieobecność, delegację, wyjście prywatne albo inny odbiór nadgodzin. Praca zdalna nie wywołuje tego komunikatu, bo nie wyłącza dnia pracy.
Blokady i ograniczenia
- Nie zmienisz dekretacji segmentu pokrytego dniem wolnym – okno dekretacji jest wtedy zablokowane. Bez tego dałoby się przełączyć godziny na wynagrodzenie, mając już obiecany dzień wolny za te same godziny.
- Wyłączenie przełącznika oddaje godziny do puli – przy kolejnym przekazaniu do rozliczenia rezerwacja jest zwalniana i godziny wracają jako czas wolny do odebrania.
- Termin odbioru nie jest egzekwowany systemowo – system nie pilnuje ani końca okresu rozliczeniowego, ani terminu siedmiodniowego dla niedzieli. Ramka informacyjna w oknie dekretacji przywołuje regułę kodeksową, ale kalendarz nie ogranicza wyboru daty poza blokadą dat wstecznych.
- Anulowanie, usunięcie i odrzucenie wniosku o odbiór oddaje dzień do puli – tytuł wraca do stanu „do wskazania”, a rezerwacja godzin zostaje nienaruszona, bo dzień wolny nadal się pracownikowi należy.
- Zmiana godzin wniosku o nadgodziny może usunąć tytuł – jeśli po zmianie żaden dzień nie jest już rozkładowo wolny albo praca wypadła z okna, tytuł bez wniosku o odbiór zostaje usunięty przy kolejnym zapisie dekretacji.