Zdarza się, że pracownik kończy dzień, ale zapomina kliknąć przycisk clock-out. W rezultacie w widoku Mój zespół pojawia się otwarty clock-in, który nie pozwala poprawnie rozliczyć dnia. Przełożony (lub osoba z odpowiednim dostępem) może zamknąć takie wpisy ręcznie, bez ingerencji w historyczne dane innych dni.
Kto może ręcznie zamknąć clock-in
Akcja jest dostępna w widoku dla osób, które widzą pracownika w swoim zespole:
- przełożony,
- kierownik działu (oraz zastępca),
- kierownik zespołu (oraz zastępca),
- kierownik projektu (dla pracowników z jego projektów),
- właściciel konta i administrator modułu (zawsze).
Pracownik nie może samodzielnie zamknąć wstecznie swojego wpisu bez ustawień pozwalających na edycję – tę akcję wykonuje zawsze osoba zarządzająca jego pracą.
Jak ręcznie zamknąć clock-in
Wejdź do Ewidencja Czasu Pracy > Mój zespół (adres: https://tomhrm.app/timesheet/my-team/clock-in).[/sc]
Ustaw zakres tygodnia, w którym znajduje się otwarty wpis pracownika. Kliknij komórkę dnia, w której widzisz otwarty (niezakończony) clock-in. W otwartym oknie wprowadź godzinę zakończenia pracy. Domyślnie system podpowie godzinę zakończenia wynikającą z grafiku czasu pracy danego pracownika (zgodnie z ustawieniem „Ustaw źródło informacji o wymiarze czasu pracy dla pracownika” w parametrach modułu). Możesz ją nadpisać. Zapisz. System uzupełni godzinę zakończenia clock-in, zamknie ostatni wpis pauzy / pracy i przeliczy bilans dnia (godziny, nadgodziny).Co się dzieje pod spodem
- Wpisowi clock-in ustawiana jest godzina zakończenia i status „zakończony”.
- Ostatni otwarty wpis pracy / pauzy zostaje zamknięty z tą samą godziną.
- System przelicza dzienne sumy clock-in (czas pracy, czas pauz) oraz uwzględnia ewentualne nadgodziny i niedoczas.
- Zmiana trafia do historii i do raportu clock-in/out.
Automatyczne zamknięcie wiszących clock-in
Jeśli wiele osób zapomina o clock-out, włącz w regule clock-in/out opcję Automatyczny clock-out. System sam zamknie wpisy po określonym czasie liczonym od godziny zakończenia pracy z grafiku (15 minut, 1 godzina, 2 godziny lub wartość niestandardowa do 8 godzin). Ręczne zamykanie warto wtedy traktować jako wyjątek dla pracowników bez ustalonego grafiku.