Własne typy nadgodzin ustawia się w zakładce Ustawienia > Parametry > Ewidencja czasu > Typy nadgodzin 

• Jeśli chcesz dodać nowy typ nadgodzin, kliknij przycisk Dodaj nowy typ nadgodzin (1).
• Jeśli chcesz wyedytować istniejący typ nadgodzin (np. zmienić kod, kolor, dostępność, nazwę, wymagania wniosku i inne parametry działania nadgodzin) kliknij menu trzy kropki (2) z prawej strony typu nadgodzin oraz wybierz opcję Edytuj.

PoradaW tomHRM możesz stworzyć jeden lub więcej typów nadgodzin, w zależności od tego jak wygląda polityka Twojej firm.

 

Każdy typ nadgodzin jest opisany zestawem parametrów:

1. Nazwa nadgodzin (np. nadgodziny [nazwa projektu]. Jeśli będziesz mieć tylko jeden typ nadgodzin nazwa może brzmieć „wniosek o nadgodziny”),
2. Kod  (parametr wykorzystywany przy integracji z API, maksymalnie 4 znaki),
3. Kolor (skorzystaj z palety bądź podaj numer barwy w kodzie RGB. Kolor będzie wyświetlany w kalendarzu),
4. Minimalna i maksymalna liczba godzin do pobrania w pojedynczym wniosku (jeśli chcesz, by można było złożyć wniosek również o części godzin – np. 15 minut, wpisz minimalną liczbę minut w formacie GG:MM. 15 minut to 00:15)
5. Wymóg dodania notatki przez pracownika podczas składania wniosku (np. opis prac realizowany w ramach nadgodzin),
6. Komunikat (instrukcja), który pokaże się użytkownikowi (np. opisująca jakie dane musi podać w notatce), 
7. Wymóg dodania dokumentu przez pracownika składającego wniosek wraz z opcjonalnym komunikatem wyjaśniającym dla pracownika (np. opis tego, jakie dokumenty musi dołączyć). 

Warunki działania

1. Jeśli chcesz, by wniosek o nadgodziny zawsze był składany z wyprzedzeniem, tak by np. przełożony zdążył go rozpatrzeć, wskaż liczbę dni minimalnego wyprzedzenia, z jakim można złożyć wniosek,
2. Jeśli chcesz, by wnioski można było składać z datą wsteczną, zaznacz możliwość składania wniosku z datą wsteczną. 

Jeśli obie opcje pozostawisz niezaznaczone, pracownik będzie mógł złożyć wniosek o nadgodziny dla dnia w którym składa wniosek i wszystkich dni w przyszłości.  

3. Jeśli nadgodziny będą mogły zostać rozliczone finansowo, zaznacz tę opcję. 

4. Jeśli nadgodziny będą mogły zostać odebrane jako czas wolny, zaznacz tę opcję. 

Zaznaczenie obu możliwości spowoduje, że pracownik składając wniosek o nadgodziny, będzie mógł wskazać preferowaną formę rozliczenia nadgodzin. Ostateczna decyzja o sposobie ich rozliczenia i tak będzie należała do przełożonego lub administratora systemu. 

Zaznaczenie tylko jednej z opcji spowoduje, że wszystkie wypracowane nadgodziny, o które wnioskowano tym typem nieobecności będą miały automatycznie przypisany wybrany sposób rozliczenia. 

PoradaTu sprawdzisz najpopularniejsze sposoby konfiguracji nadgodzin w zależności od potrzeb biznesowych firmy.

Dostęp do wniosków

Ten parametr określa, kto może skorzystać z danego typu wniosku o nadgodziny. Dostępność może być przydzielona wszystkim pracownikom w firmie lub jedynie osobom, które spełniają określone kryteria. Dostępne opcje to:

• Działy,
• Oddziały,
• Stanowiska,
• Organizacja,
• Forma zatrudnienia,
• Grupa uprawnień,
• Płeć,
• Pracownicy (wybrane, konkretne osoby – np. w sytuacji, kiedy część pracowników będzie mieć prawo do składania wniosków akceptowanych automatycznie, a u części będzie wymagana zgoda przełożonego).

Ustawiając więcej niż jedno kryterium pamiętaj, żeby wybrać łączący je operator logiczny:

• lub – pracownik musi spełniać jeden z wielu kryteriów (np. należeć do działu IT lub działu Marketingu),
• oraz – pracownik musi spełniać wszystkie kryteria (np. wniosek o nadgodziny dla pracowników działu IT współpracujących w ramach kontraktu B2B w polskiej siedzibie firmy).

Ścieżka akceptacji wniosków

Jest to wybór drogi, którą będzie musiał przejść wniosek, by został  zaakceptowany (obieg wniosku o nadgodziny). Do wyboru masz następujące opcje:

1. Automatyczna ścieżka akceptacji oznacza, że każdy wniosek o nadgodziny będzie automatycznie akceptowany (nie będzie wymagane żadne działanie ze strony innych osób, np. przełożonego). 
2. Według ścieżki akceptacji – wybierasz ją z listy rozwijanej, a tworzysz w zakładce Ścieżki Akceptacji (Ustawienia > Parametry > Ścieżki akceptacji). Dowiedz się więcej na temat tworzenia ścieżek akceptacji.
3. Jeśli chcesz, by użytkownik mógł sam wybrać, do kogo zostanie skierowany jego wniosek, po wyborze ścieżki akceptacji zaznacz pole  Pozwól użytkownikowi wybrać osobę akceptującą,  nadpisując ścieżkę akceptacji.
4. W polu Auto-akceptacja możesz zdecydować, którzy pracownicy będą mogli pomijać ścieżkę akceptacji (ich wnioski nadgodziny będą automatycznie akceptowane)

PoradaJeśli Twoja firma korzysta z modułu Urlopy i nieobecności, możesz włączyć funkcję, która podczas nieobecności osoby akceptującej umożliwi akceptację wniosku o nadgodziny złożonego przez pracownika, przez zastępcę osoby akceptującej.  Będzie to możliwe wtedy, kiedy osoba akceptująca wniosek składając wniosek o swoją nieobecność wskazała w nim zastępcę. Funkcję tę włączasz w Ustawienia > Parametry > Ewidencja Czasu > Podstawowe > Konfiguracja nadgodzin

Automatyczne wysyłanie wniosku do systemu kadrowego lub innych osób 

Możesz skonfigurować automatyczne wysyłanie zaakceptowanych, anulowanych i usuniętych wniosków na: 

• dowolny adres email, 
• do systemu kadrowego wykorzystując API tomHRM (więcej o API). 

Aby dany typ nadgodzin był dostępny w systemie, musi zostać włączony jako Aktywny. Po ustaleniu wszystkich parametrów kliknij przycisk Dodaj / Zapisz zmiany.