Moduł Zasoby — do czego służy

Zasoby to moduł centralnego rejestru majątku firmowego — sprzętu IT, mebli, narzędzi, materiałów biurowych, samochodów i innych przedmiotów, które powierzasz pracownikom lub udostępniasz tymczasowo. Moduł obejmuje pełny cykl życia zasobu: od dodania do katalogu, przez przypisanie, po zwrot, wycofanie i archiwizację historii.

Kluczowe pojęcia

1. Zasób — pozycja w katalogu (np. „Laptop Dell Latitude 5540″, „Długopis XYZ”, „Monitor 27 cali”).
2. Tryb zasobu:
   • Ilościowy (pooled) — zarządzany na poziomie ilości (np. 50 szt. długopisów).
   • Egzemplarzowy (items) — każdy fizyczny egzemplarz ma własny numer seryjny i historię (typowo: laptopy, telefony, monitory).
3. Egzemplarz — konkretna, zidentyfikowana sztuka zasobu w trybie egzemplarzowym.
4. Przypisanie — bezterminowe powierzenie zasobu pracownikowi lub działowi („ten sprzęt jest Twój, dopóki go nie oddasz”). Potwierdzane protokołem PDF.
5. Magazyn — fizyczna lokalizacja, w której przechowywany jest zasób.
6. Kategoria / podkategoria — hierarchiczny słownik klasyfikujący zasoby (np. IT → Laptopy).

Co potrafi moduł — w pigułce

1. Katalog zasobów z opisem, zdjęciem, numerami seryjnym i inwentarzowym, kategorią, lokalizacją, stanem.
2. Dwa tryby zarządzania — ilościowy (materiały zbiorcze) i egzemplarzowy (sprzęt identyfikowany numerem).
3. Przypisywanie do pracownika lub działu — pojedynczo lub zbiorczo (np. pełny zestaw startowy onboardingu).
4. Protokół przekazania w formacie PDF, gotowy do podpisu.
5. Status egzemplarza — Dostępny / Przypisany / W naprawie / Wycofany.
6. Wyszukiwanie i filtry — po nazwie, kategorii, magazynie, osobie przypisanej, typie, statusie.
7. Import / eksport XLSX — masowy załadunek katalogu, eksport raportów inwentaryzacyjnych.
8. Historia zmian (audit log) — pełny ślad audytowy kto–co–kiedy dla zasobów i egzemplarzy.
9. Uprawnienia — oddzielne dla operacji katalogu, przypisań, konfiguracji i audytu.

Typowe role i scenariusze

Administrator modułu (IT / zaopatrzenie / office)

1. Konfiguruje magazyny, kategorie, słowniki.
2. Dodaje i edytuje zasoby (ręcznie lub masowo przez import).
3. Przypisuje sprzęt pracownikom, generuje protokoły PDF.
4. Zarządza statusami (naprawa, wycofanie).
5. Odpowiada na audyty — korzysta z historii zmian.

Manager / Office

1. Widzi zasoby swojego działu / lokalizacji.
2. Obsługuje wydania i zwroty w ramach zespołu.
3. Potwierdza zwroty przy offboardingach.

Pracownik

1. Widzi swoje zasoby (co dostał na stałe i kiedy).
2. Zgłasza uszkodzenia, utraty, prośby o zwrot.

Dokumentacja — wybierz sekcję

Administrator modułu

1. Konfiguracja modułu Zasoby: magazyny, kategorie, słowniki
2. Dodawanie i edycja zasobów
3. Zarządzanie egzemplarzami zasobów
4. Przypisywanie zasobów i zdejmowanie przypisań
5. Protokół przekazania zasobu (PDF)
6. Import i eksport zasobów (XLSX)
7. Historia zmian zasobów i egzemplarzy (audit log)
8. Uprawnienia i bezpieczeństwo modułu Zasoby

Manager / Pracownik

1. Moje zasoby — przypisania i zwroty

Kolejność wdrożenia (dla nowej instancji)

1. Uprawnienia — wskaż osoby odpowiedzialne za katalog i przypisywanie (patrz art. o uprawnieniach).
2. Konfiguracja słowników — magazyny, kategorie, jednostki miary.
3. Import katalogu z pliku XLSX lub ręczne dodanie pierwszych zasobów.
4. Pilotaż — wydanie sprzętu kilku pracownikom, wygenerowanie protokołów PDF.
5. Szkolenie użytkowników — pracownicy („Moje zasoby”), administratorzy (pełny workflow).
6. Rutynowa praca — przypisania przy onboardingu, zwroty przy offboardingu, inwentaryzacja raz w roku (eksport + fizyczne sprawdzenie).