Mechanizm zamykania ścieżki szkoleniowej w tomHRM działa na kilku poziomach i nie jest jedną akcją „zamknij”. To zestaw trzech niezależnych mechanizmów, które wpływają na inne dane i mają różne konsekwencje dla pracownika oraz dla samej konfiguracji ścieżki. Ten artykuł opisuje wszystkie trzy, tak żebyś wiedział, który z nich faktycznie wywołałeś i czego się po nim spodziewać.

Statusy biorące udział w zamykaniu

Zanim przejdziemy do mechanizmów, ustal słownik. tomHRM rozróżnia dwie warstwy statusów: status całej ścieżki (Path) i status pojedynczej realizacji pracownika na tej ścieżce (PathEmployee). To są dwa różne pola, które zmieniają się w różnych momentach i z różnych powodów.

Statusy całej ścieżki (widoczne na liście „Ścieżki szkoleniowe” oraz inline na widoku szczegółów):

• „Robocza” – ścieżka jest w trakcie konfiguracji. Nie uczestniczy w automatycznym zaliczaniu, nie jest widoczna dla pracowników.
• „Aktywna” – ścieżka działa. Zmiany statusów rezerwacji aktualizują postęp pracowników na bieżąco.
• „Zakończona” – ścieżka jest zamknięta. Konfiguracja przechodzi w tryb tylko do odczytu, nie można dopisywać ani usuwać pracowników.

Statusy realizacji pracownika (jeden status na każdą parę pracownik + ścieżka):

• „W trakcie realizacji” – startowy status po przypisaniu pracownika do ścieżki.
• „Ukończona” – pracownik zaliczył wszystkie kategorie wymagane przez ścieżkę. Status ustawiany automatycznie przez system.
• „Zamknięta” – cała ścieżka została zamknięta, a ten pracownik był w trakcie realizacji (nie zdążył ukończyć).

Trzy mechanizmy zamykania ścieżki

W tomHRM ścieżka (lub realizacja pracownika) może zostać zamknięta na trzy różne sposoby. Każdy z nich uruchamia inny przepływ i daje inny status końcowy.

1. Automatyczne zaliczenie indywidualnej realizacji

To najczęstszy mechanizm i taki, który nie wymaga Twojej interwencji. Działa w tle, na poziomie pojedynczego pracownika, i kończy się statusem „Ukończona” na realizacji tego pracownika.

Jak to działa: system reaguje na każdą zmianę statusu rezerwacji pracownika na szkoleniu. Jeśli zmiana doprowadzi do tego, że pracownik ma rezerwację ze statusem oznaczającym obecność (domyślnie „Obecny”, w praktyce dowolny status rezerwacji z włączoną flagą obecności) w szkoleniu każdej z kategorii wymaganych przez ścieżkę, ta realizacja zostaje zamknięta jako „Ukończona”.

Co robi system po zmianie statusu rezerwacji:

1. Wyszukuje wszystkie aktywne realizacje (PathEmployee) tego pracownika, na których ścieżkach występuje kategoria danego szkolenia.
2. Dla każdej takiej realizacji przelicza, ile wymaganych kategorii ścieżki pracownik już ma „pokryte” rezerwacją z obecnością.
3. Dopina to konkretne szkolenie do listy szkoleń realizacji (gdy go tam jeszcze nie było), żeby było widoczne w „Szczegółach pracownika” na ścieżce.
4. Aktualizuje licznik ukończonych kategorii (widoczny jako „X z Y” na liście pracowników na ścieżce).
5. Jeżeli liczba pokrytych kategorii zrównała się z liczbą kategorii w ścieżce, ustawia status realizacji na „Ukończona”, a datę ukończenia ustawia na datę zakończenia najpóźniejszego z zaliczających szkoleń (a nie na „dziś”).

Co się dzieje automatycznie:

• Nie musisz nigdzie klikać „zalicz” ani „potwierdź ukończenie”.
• Nie musisz ręcznie przypisywać szkolenia do ścieżki – dowolne szkolenie z pasującą kategorią zasili realizację, gdy rezerwacja pracownika dostanie status z flagą obecności.
• Data ukończenia ścieżki to data zakończenia ostatniego zaliczającego szkolenia, więc realizacja zachowuje historyczną poprawność, gdy zaliczasz pracownika dla szkoleń sprzed kilku tygodni.

Ważny edge case: mechanizm działa też w drugą stronę. Jeśli zdejmiesz pracownikowi status oznaczający obecność na jednym ze szkoleń zaliczających ścieżkę (np. zmienisz „Obecny” na „Nieobecny”), realizacja z powrotem przelicza się: licznik spada, a status „Ukończona” wraca na „W trakcie realizacji”. Data ukończenia zostaje, ale przestaje mieć znaczenie do momentu ponownego ukończenia.

2. Ręczne zamknięcie całej ścieżki

Ten mechanizm dotyka całej ścieżki naraz i jego skutkiem jest status „Zakończona” na ścieżce oraz status „Zamknięta” na wszystkich realizacjach, które były w trakcie. To Twoja jawna decyzja administracyjna: „tej ścieżki już nie kontynuujemy”.

Warunki:

• Tylko administrator modułu Szkolenia (pełne uprawnienie do edycji) lub twórca ścieżki (jeśli ma uprawnienie do edycji własnych ścieżek w module Szkolenia) widzi możliwość zmiany statusu na „Zakończona”.
• Sam status zmieniasz na widoku szczegółów ścieżki lub bezpośrednio na liście „Szkolenia > Ścieżki szkoleniowe” – klikasz w wartość statusu (działa jako pole edytowalne inline) i wybierasz „Zakończona”.

Co robi system po zatwierdzeniu zmiany statusu na „Zakończona”:

1. Zapisuje status „Zakończona” na ścieżce – od tej chwili ścieżka znika z zakładki „Aktywne” i pojawia się w zakładce „Zakończone”.
2. Iteruje po wszystkich pracownikach przypisanych do tej ścieżki.
3. Każdej realizacji ze statusem „W trakcie realizacji” zmienia status na „Zamknięta”. Realizacje ze statusem „Ukończona” zostają nietknięte (zachowują „Ukończona” i datę ukończenia).
4. Otwiera ścieżkę w trybie tylko do odczytu: główny formularz konfiguracyjny (kategorie, daty, stanowiska, obszar) nie pozwala już na zmiany. Edytować można tylko nazwę ścieżki przez osobny modal „Edytuj nazwę”.
5. Blokuje dodawanie i usuwanie pracowników w obrębie tej ścieżki.

Co się dzieje automatycznie:

• Pracownik z realizacją „Zamknięta” zobaczy ścieżkę w swoim widoku „Moje ścieżki” w zakładce „Archiwum”, nie w „Aktywne”.
• Raport „Realizacja ścieżek szkoleniowych” pozwala dalej filtrować po tej ścieżce (status „Zakończona”) i po statusie pracownika („Zamknięta”) – dane historyczne nie znikają.

Ważny edge case: zamknięcie ścieżki nie usuwa pracowników – usuwa tylko możliwość kontynuowania realizacji. Pracownik ze statusem „Zamknięta” ani „Ukończona” nie może już być usunięty ze ścieżki – próba pokaże komunikat „Ścieżka pracownika jest zamknięta i nie możesz usunąć pracownika” lub „Ścieżka pracownika jest zakończona i nie możesz usunąć pracownika”. Również usunięcie pracownika ze ścieżki, która już jest w statusie „Zakończona”, zwróci komunikat „Ścieżka jest zamknięta i nie możesz usunąć z niej pracownika”.

3. Naturalne wygaśnięcie po dacie „Ważna do”

Ten mechanizm jest najczęściej źródłem nieporozumień, bo wygląda jak zamknięcie ścieżki, ale formalnie nim nie jest. Po upływie daty „Ważna do” ścieżka nie zmienia statusu w bazie – dalej ma status „Aktywna”. Zmienia się tylko to, gdzie się pojawia w widokach.

Jak to działa: data „Ważna do” wyznacza ostatni moment, w którym szkolenia są brane pod uwagę do zaliczania kroków ścieżki. Po przekroczeniu tej daty system zaczyna traktować ścieżkę jak zakończoną w widokach, ale samego statusu nie modyfikuje.

Co widzi pracownik:

• Ścieżka znika z zakładki „Moje ścieżki > Aktywne”.
• Pojawia się w zakładce „Moje ścieżki > Archiwum” – razem ze ścieżkami, które zostały ręcznie zamknięte i tymi, które pracownik ukończył.
• Status realizacji nadal jest „W trakcie realizacji” – to nie jest „Ukończona” ani „Zamknięta”.

Co widzi administrator:

• Ścieżka dalej jest na liście „Szkolenia > Ścieżki szkoleniowe > Aktywne” (bo status w bazie to wciąż „Aktywna”).
• Formularz edycji ścieżki otwiera się w trybie tylko do odczytu – nie zmienisz kategorii, stanowisk, obszarów ani marek. Działa to identycznie jak dla ścieżki ze statusem „Zakończona”.
• Pracownicy nadal są przypisani do ścieżki ze swoimi statusami – automatyczne zaliczenie z mechanizmu 1 może się dalej wydarzyć, jeśli rezerwacja dotyczyła szkolenia zaczynającego się w obrębie okresu ważności ścieżki.

Ważny edge case: ten mechanizm działa też w drugą stronę. Jeśli przedłużysz datę „Ważna do” (przed jej upływem), formularz odblokuje się i widoki wrócą do normalnego trybu. Po przekroczeniu daty – aż do zmiany ręcznej – ścieżka pozostaje w „limbo”: „Aktywna” w bazie, ale niedostępna do dalszej konfiguracji i niewidoczna dla pracowników w „Moje ścieżki > Aktywne”.

Co dzieje się z postępem po zmianie statusu rezerwacji

Automatyczne zaliczanie (mechanizm 1) działa w obu kierunkach i reaguje na trzy zdarzenia w rezerwacji: utworzenie, aktualizację i usunięcie. W każdym z tych zdarzeń system przelicza postęp dla wszystkich aktywnych realizacji pracownika, których ścieżki obejmują kategorię danego szkolenia.

• Zmiana na status z flagą obecności (np. ustawienie „Obecny”) → jeśli to było ostatnie brakujące szkolenie w ścieżce, realizacja przechodzi na „Ukończona”, a data ukończenia ustawia się na datę zakończenia tego szkolenia.
• Zmiana ze statusu z flagą obecności na inny (np. „Obecny” → „Nieobecny” lub „Zapisany”) → system odejmuje to szkolenie od pokrytych kategorii. Jeśli realizacja była już „Ukończona”, wraca na „W trakcie realizacji”.
• Usunięcie rezerwacji → system odpina szkolenie od realizacji ścieżki i przelicza licznik kategorii.
• Zapis pracownika na nowe szkolenie z pasującą kategorią (bez jeszcze potwierdzonej obecności) → szkolenie zostaje powiązane z realizacją ścieżki (jest widoczne na liście szkoleń pracownika w ramach ścieżki), ale jeszcze nie zalicza kroku – zalicza dopiero status z flagą obecności.

Blokady i ograniczenia po zamknięciu

Jedno miejsce, w którym szukasz odpowiedzi „dlaczego mi nie wolno”:

• Nie zmienisz konfiguracji ścieżki (kategorii, dat ważności, stanowisk, obszarów, marek), gdy ścieżka ma status „Zakończona” lub upłynęła data „Ważna do” – formularz otwiera się w trybie tylko do odczytu. Zmienić możesz wyłącznie nazwę ścieżki przez przycisk „Edytuj nazwę”.
• Nie usuniesz pracownika ze ścieżki w statusie „Zakończona” – próba zwraca błąd „Ścieżka jest zamknięta i nie możesz usunąć z niej pracownika”.
• Nie usuniesz pracownika z realizacją „Zamknięta” – próba zwraca błąd „Ścieżka pracownika jest zamknięta i nie możesz usunąć pracownika”.
• Nie usuniesz pracownika z realizacją „Ukończona” – próba zwraca błąd „Ścieżka pracownika jest zakończona i nie możesz usunąć pracownika”. Status „Ukończona” jest finalny i nie można go cofnąć ręcznie – tylko zmianą statusu jednej z zaliczających rezerwacji (mechanizm z sekcji „Co dzieje się z postępem”).
• Nie dodasz pracownika do ścieżki w statusie „Zakończona” – widok przypisywania pracowników w „Mój zespół > Ścieżki szkoleniowe” w ogóle nie udostępni już tej ścieżki do dopisania nowych uczestników.
• Nie odzyskasz statusu „Ukończona” przez zmianę statusu ścieżki – status realizacji „Ukończona” jest niezależny od statusu ścieżki. Nawet jeśli ścieżka wraca z „Zakończona” na „Aktywna” (zmiana statusu z powrotem), pracownicy, którzy w międzyczasie dostali „Zamknięta”, zostają z „Zamknięta” – system nie cofa tej zmiany automatycznie.

Jeśli chcesz monitorować efekt zamknięcia w skali liczbowej (ilu pracowników ukończyło, ilu zostało zamkniętych, w jakim okresie), użyj raportu opisanego w artykule Raport „Realizacja ścieżek szkoleniowych”. Zarządzanie ścieżką od strony konfiguracji (dodawanie kategorii, przypisywanie pracowników, edycja nazwy) opisuje artykuł nadrzędny Jak zarządzać ścieżkami szkoleniowymi.