Potrzeba szkoleniowa to formalna prośba o zorganizowanie szkolenia. Może ją zgłosić sam pracownik, jego przełożony lub osoba z HR. Workflow potrzeb pozwala zbierać i akceptować takie zgłoszenia, a docelowo przekształcić zaakceptowaną potrzebę w realne szkolenie z uczestnikami.
Czym jest potrzeba szkoleniowa
W odróżnieniu od szkolenia, potrzeba nie ma terminu, uczestników ani sali. Opisuje, czego pracownik (lub jego zespół) chciałby się nauczyć, w jakim obszarze, z jakiej kompetencji i mniej więcej kiedy.
Potrzeba zawiera m.in.:
- tytuł i opis,
- kompetencję, której dotyczy,
- obszar,
- orientacyjny termin i koszt,
- listę pracowników, których ma dotyczyć (pole Pracownicy dostępne tylko w formularzu menedżera zgłaszającego potrzebę dla zespołu),
- komentarze do zgłoszenia.
Zgłoszenie potrzeby
Potrzebę zgłaszasz na dwa sposoby:
- Pracownik: z menu – to zakładka w widoku Mój rozwój. Nową potrzebę zgłaszasz przyciskiem Zgłoś potrzebę szkoleniową w prawym górnym rogu zakładki. Wymaga uprawnienia do zgłaszania potrzeb (parametr modułu Szkolenia).
- Przełożony (w imieniu zespołu): z menu , przyciskiem Zgłoś potrzebę zespołu. Formularz menedżera ma dodatkowe pole Pracownicy, w którym wybierasz, których podwładnych dotyczy zgłoszenie (wymagana co najmniej jedna osoba).
Do kogo trafia zgłoszenie
W ustawieniach modułu decydujesz, kto otrzymuje zgłoszenia potrzeb. W sekcji Wyślij zgłoszenie do dostępne są dwa checkboxy:
- Dział HR (etykieta odpowiada nazwie działu wskazanego jako globalny dział HR) – jeśli włączony, zgłoszenia trafiają do osób z tego działu.
- Przełożony – jeśli włączony, zgłoszenia są kierowane do bezpośredniego przełożonego pracownika.
W formularzu zgłoszenia użytkownik wybiera adresata w polu Wyślij zgłoszenie do (w bazie pole sendApplicationTo) – dostępne wartości zależą od tego, które z powyższych checkboxów są aktywne i czy pracownik ma ustawionego przełożonego. Od wybranej wartości zależy, kto zobaczy potrzebę na swojej liście do akceptacji.
Akceptacją zajmują się dwie role:
- Przełożony – widzi otrzymane zgłoszenia w zakładce .
- HR / administrator szkoleń – widzi zgłoszenia w menu (pozycja widoczna dla osób z uprawnieniem do zarządzania zgłoszeniami potrzeb lub uprawnieniem administratora modułu Szkolenia).
Statusy potrzeby
Potrzeba przechodzi przez statusy:
- Przetwarzany (need_status_new): świeże zgłoszenie, czeka na decyzję pierwszego odbiorcy.
- Zaakceptowany przez przełożonego (need_status_accepted_superior): przełożony zaakceptował zgłoszenie. Jeśli włączone jest też przekazywanie do HR, potrzeba pojawia się na liście HR do dalszej decyzji.
- Zaakceptowany przez HR (need_status_accepted_hr): zgłoszenie zatwierdzone ostatecznie po stronie HR. Na tej podstawie można je przekształcić w szkolenie.
- Odrzucony (need_status_rejected): odbiorca odrzucił zgłoszenie. Można dopiąć powód odrzucenia, który widzi zgłaszający.
- Anulowany (need_status_canceled): zgłoszenie zostało wycofane.
Działania na potrzebie
Z poziomu szczegółów potrzeby możesz:
- zmienić status (zaakceptować, odrzucić, anulować) wraz z opcjonalnym komentarzem,
- podpiąć powód odrzucenia ze słownika (przy zmianie statusu na Odrzucony),
- dyskutować w sekcji Komentarze z osobą zgłaszającą i innymi odbiorcami,
- edytować dane zgłoszenia (kompetencja, koszt, obszar, opis), o ile ma to sens na danym etapie.
System zapisuje przy potrzebie, kto ostatnio zmieniał jej status (statusChangedBy), żeby było wiadomo, kto podjął decyzję.
Konwersja potrzeby w szkolenie
Z zaakceptowanej potrzeby możesz utworzyć szkolenie:
- Z listy potrzeb wejdź w szczegóły konkretnego zgłoszenia.
- Kliknij Zmień na szkolenie – akcja dostępna na liście i w widoku szczegółów dla potrzeb w statusie Zaakceptowany przez HR, dla osób z uprawnieniem tworzenia szkoleń. Alternatywnie – z poziomu zgłoszenia z odpowiednim statusem – dostępna jest jednokrokowa akcja Zaakceptuj i utwórz szkolenie, która zaakceptuje potrzebę i od razu otworzy formularz nowego szkolenia.
- System otworzy formularz nowego szkolenia z wstępnie wypełnionymi polami: Nazwa, Data od/do, Stawka i waluta, Obszar oraz Kompetencja – wartości pochodzą z potrzeby.
- Po zapisaniu szkolenia osoba zgłaszająca jest automatycznie dopisana jako uczestnik z domyślnym statusem rezerwacji zdefiniowanym w nowym szkoleniu.