Potrzeba szkoleniowa to formalna prośba o zorganizowanie szkolenia. Może ją zgłosić sam pracownik, jego przełożony lub osoba z HR. Workflow potrzeb pozwala zbierać i akceptować takie zgłoszenia, a docelowo przekształcić zaakceptowaną potrzebę w realne szkolenie z uczestnikami.
Czym jest potrzeba szkoleniowa
W odróżnieniu od szkolenia, potrzeba nie ma terminu, uczestników ani sali. Opisuje, czego pracownik (lub jego zespół) chciałby się nauczyć, w jakim obszarze, z jakiej kompetencji i mniej więcej kiedy.
Potrzeba zawiera m.in.:
- tytuł i opis,
- kompetencję, której dotyczy,
- obszar,
- orientacyjny termin i koszt,
- listę pracowników, których ma dotyczyć (jeden lub wielu),
- komentarze do zgłoszenia.
Zgłoszenie potrzeby
Potrzebę zgłaszasz na dwa sposoby:
- Pracownik (TYPE_EMPLOYEE): z menu pracownika .
- Przełożony (TYPE_SUPERIOR): dla swoich podwładnych z menu (akcja zgłaszania w imieniu zespołu).
Do kogo trafia zgłoszenie
W ustawieniach modułu decydujesz, kto otrzymuje zgłoszenia potrzeb:
- Dział HR (checkbox HR-send): jeśli włączony, zgłoszenia trafiają do osób z działu HR.
- Przełożony (checkbox Przełożony): jeśli włączony, zgłoszenia są kierowane do bezpośredniego przełożonego pracownika.
System zapisuje przy potrzebie pole Wyślij zgłoszenie do (sendApplicationTo) z wartością HR albo Przełożony. Od tego zależy, kto zobaczy potrzebę na swojej liście do akceptacji.
Statusy potrzeby
Potrzeba przechodzi przez statusy:
- Przetwarzany (need_status_new): świeże zgłoszenie, czeka na decyzję pierwszego odbiorcy.
- Zaakceptowany przez przełożonego (need_status_accepted_superior): przełożony zaakceptował zgłoszenie. Jeśli włączone jest też przekazywanie do HR, potrzeba pojawia się na liście HR do dalszej decyzji.
- Zaakceptowany przez HR (need_status_accepted_hr): zgłoszenie zatwierdzone ostatecznie po stronie HR. Na tej podstawie można je przekształcić w szkolenie.
- Odrzucony (need_status_rejected): odbiorca odrzucił zgłoszenie. Można dopiąć powód odrzucenia, który widzi zgłaszający.
- Anulowany (need_status_canceled): zgłoszenie zostało wycofane.
Działania na potrzebie
Z poziomu szczegółów potrzeby możesz:
- zmienić status (zaakceptować, odrzucić, anulować) wraz z opcjonalnym komentarzem,
- podpiąć powód odrzucenia ze słownika (przy zmianie statusu na Odrzucony),
- dyskutować w sekcji Komentarze z osobą zgłaszającą i innymi odbiorcami,
- edytować dane zgłoszenia (kompetencja, koszt, obszar, opis), o ile ma to sens na danym etapie.
System zapisuje przy potrzebie, kto ostatnio zmieniał jej status (statusChangedBy), żeby było wiadomo, kto podjął decyzję.
Konwersja potrzeby w szkolenie
Z zaakceptowanej potrzeby możesz utworzyć szkolenie:
- Z listy potrzeb wejdź w szczegóły konkretnego zgłoszenia.
- Kliknij Utwórz szkolenie (akcja dostępna dla osób z prawem tworzenia szkoleń).
- System otworzy formularz nowego szkolenia z wstępnie wypełnioną kompetencją, obszarem i powiązaniem z potrzebą.
- Po zapisaniu szkolenia, osoba zgłaszająca może zostać automatycznie dopisana jako uczestnik (z domyślnym statusem rezerwacji ustawionym w szkoleniu).