Po zakończeniu szkolenia opiekun (lub trener z prawem zarządzania szkoleniem) zmienia statusy uczestników na obecny lub nieobecny. To prosta operacja, ale ma istotne konsekwencje: na jej podstawie system tworzy certyfikaty, liczy koszty, aktualizuje raporty, a w przypadku ścieżek szkoleniowych – zalicza kroki.

Dla kogo jest ten artykuł

Artykuł kierujemy do osób, które prowadzą lub opiekują się szkoleniem i mają w grupie użytkownika prawo zarządzania uczestnikami szkoleń. Z perspektywy pracownika obecność / nieobecność widać tylko jako informację, nie jako akcję do wykonania.

Oznaczanie obecności krok po kroku

Otwórz szkolenie z listy w Szkolenia > Szkolenia.[/sc]
Przejdź do zakładki Uczestnicy.
Przy każdym uczestniku kliknij obecny status, żeby zmienić go na inny (np. z Zapisany na Obecny). Lista statusów do wyboru pochodzi z konfiguracji statusów uczestników.
Powtórz dla pozostałych uczestników. System na bieżąco zapisuje zmiany.

Zmiana statusu wielu osób jednocześnie

W zakładce Uczestnicy możesz zaznaczyć wielu uczestników checkboxem, a następnie z menu akcji wybrać status, na który chcesz wszystkich przestawić. To pomocne, gdy większość grupy była obecna i chcesz jednym kliknięciem oznaczyć ich wszystkich jako Obecny, a ręcznie poprawić tylko wyjątki.

Konsekwencje zmiany statusu

Zmiana statusu uczestnika na status z włączoną flagą Status obecności wyzwala kilka automatów:

• Certyfikat: jeśli szkolenie ma zaznaczone Generuj certyfikat po ukończeniu szkolenia, system tworzy certyfikat z odpowiednimi datami i typami. Szczegóły: Generowanie certyfikatów po szkoleniu.
• Koszt szkolenia: jeśli ten status znajduje się na liście Dla statusu uczestnika w sekcji kosztów szkolenia, uczestnik zaczyna być wliczany do kosztu (zależnie od typu rozliczenia). Szczegóły: Rozliczanie kosztów szkolenia.
• Zaliczenie kroku ścieżki: jeśli szkolenie ma kategorię, która stanowi krok jakiejś aktywnej ścieżki, krok jest automatycznie zaliczany pracownikowi w tej ścieżce. Szczegóły: Jak zarządzać ścieżkami szkoleniowymi.
• Raporty: pracownik znika z raportu Nieodbyte szkolenia dla tego szkolenia.
• Powiadomienia: jeśli włączone, system wysyła e-mail o zmianie statusu (do uczestnika lub przełożonego, zależnie od konfiguracji szkolenia).

Co zrobić przed szkoleniem

Żeby uniknąć ręcznego klikania po szkoleniu, możesz przygotować się wcześniej:

• Skonfiguruj statusy uczestników tak, żeby były jasne (np. Obecny, Nieobecny, Spóźniony).
• Wybierz domyślny status uczestnika po zapisaniu w formularzu szkolenia tak, żeby był to status roboczy, dający się szybko zmienić na Obecny po szkoleniu.
• Jeśli zwykle większość uczestników jest obecna, rozważ ustawienie domyślnego statusu jako Zaplanowany i po szkoleniu zmień zbiorczo na Obecny, a ręcznie tylko nieobecne osoby.