System tomHRM może wysyłać różnego rodzaju powiadomienia systemowe na adresy email administratorów i pracowników.
Rodzaje powiadomień e-mail
Automatyczne powiadomienia systemowe
Wysyłane w sytuacji spełnienia określonych warunków. Ich wysyłka oraz treść nie podlega sterowaniu przez administratora ani pracownika. Są to między innymi: Są to między innymi:
- Powiadomienia związane ze ścieżką obiegu dokumentów (np. zmiana statusu wniosku o urlop),
- Powiadomienie dla osób znajdujących się w ścieżce akceptacji (np. we wnioskach firmowych, wnioskach o urlop lub w zgłoszeniu potrzeby szkoleniowej).
Powiadomienia wywoływane przez wzmiankę @mentions
Wysyłane przy oznaczeniu pracownika w notatce w niektórych modułach (np. w module Urlopy czy Rekrutacja). Więcej o wzmiankach.
Każdy użytkownik może samodzielnie zadecydować o tym czy chce otrzymywać powiadomienia generowane przez @mentions. Więcej poniżej w “zarządzanie powiadomieniami przez pracownika”
Powiadomienia wywoływane przez administratorów modułów
Są to powiadomienia, które system wyśle pracownikom automatycznie, po tym jak zostaną spełnione ustalone przez administratora kryteria lub administrator wywoła je ręcznie. Ich treść można konfigurować w lub z poziomu konkretnego modułu, np. w ramach tworzenia ankiety.
Mogą to być np.:
- Powiadomienia o nowym wpisie w Intranecie,
- Przypomnienia o ankietach / arkuszach ocen do wypełnienia,
- Powiadomienia o zapisie na szkolenie dla pracownika i/lub przełożonego.
Zarządzanie powiadomieniami
Zarządzanie powiadomieniami może odbywać się:
- w zakresie ustawień danego modułu,
- w zakresie ustawień globalnych dotyczących powiadomień na prywatne adresy email pracowników,
- w ramach ustawień osobistych danego pracownika.
Zarządzanie powiadomieniami per moduł
W wielu modułach skonfigurowane są powiadomienia systemowe, wysyłane zawsze, w określonych sytuacjach (patrz wyżej “Powiadomienia systemowe”).
W niektórych modułach istnieje możliwość wyboru tego, które powiadomienia będą wysyłane i do kogo.
- W module opiekun szkolenia tworząc szkolenie decyduje o tym, które powiadomienie będzie aktywne w danym szkoleniu. Więcej o powiadomieniach w szkoleniach.
- W module , pracownik może zadecydować samodzielnie, które powiadomienia chce otrzymywać. Więcej o włączaniu / wyłączaniu powiadomień w rekrutacjach.
- W module podczas składania wniosku o urlop i wskazywania zastępcy, osoba składająca wniosek decyduje o tym, czy zastępca ma po zaakceptowaniu wniosku zostać powiadomiony mailowo.
- W module powiadomienia o końcu umowy lub ważności certyfikatów / badań / uprawnień. Więcej o dodawaniu umów do profili pracowników.
Zarządzanie powiadomieniami wysyłanymi na prywatne adresy email pracowników
Poza adresem email w domenie firmowej, profil każdego pracownika może w sekcji przechowywać informacje o prywatnym adresie email, który nie jest widoczny w aplikacji dla innych użytkowników.
Administrator mający dostęp do sekcji Ustawienia, może w zadecydować, które z powiadomień mogą być wysyłane na prywatne adresy e-mail pracowników.
Aktualnie system może wysyłać następujące powiadomienia na prywatne adresy email:
Ustawienie jest globalne. Oznacza to, że będą otrzymywać je wszyscy pracownicy, którzy mają uzupełnione dane w polu .
Zarządzanie powiadomieniami przez pracownika
Każdy pracownik może zarządzać niektórymi z otrzymywanych powiadomień wchodząc w zakładkę dostępnej w menu pod avatarem.
Lista dostępnych powiadomień uzależniona jest od modułów, do których pracownik ma dostęp. Niektóre powiadomienia, nie mogą zostać wyłączone (np. powiadomienie o nowym wpisie w Intranecie, jeśli zostało ustawione przez administratora modułu lub wiadomość powitalna).
Zobacz też → Co zrobić, jeśli nie otrzymuję powiadomień e-mail.