Dekretacja masowa pozwala administratorowi zadekretować wiele wniosków o nadgodziny jednym ruchem: system sam tworzy segmenty godzin, ustawia im wybrany sposób rozliczenia i przekazuje wnioski do rozliczenia. To narzędzie do sytuacji, w których cała paczka wniosków ma być rozliczona identycznie – na przykład przy domykaniu okresu rozliczeniowego albo przy nadrabianiu zaległości z kilku miesięcy.

Kiedy używać dekretacji masowej

Dekretacja masowa jest uproszczeniem, nie zamiennikiem dekretacji pojedynczej. Ustawia jeden sposób rozliczenia dla wszystkich godzin we wszystkich zaznaczonych wnioskach, więc ma sens tylko wtedy, gdy taka jednolita decyzja jest poprawna.

Wybierz ją, gdy:

• masz paczkę wniosków, które w całości idą do wypłaty albo w całości do odbioru czasu wolnego,
• nie musisz różnicować sposobu rozliczenia w obrębie jednego wniosku,
• akceptujesz klasyfikacje wyliczone automatycznie, bez ręcznej korekty.

Gdy którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony – na przykład część godzin ma iść do wypłaty, a część do odbioru, albo chcesz nadpisać klasyfikację segmentu – użyj dekretacji pojedynczej w oknie Rozlicz nadgodziny.

Kto ma dostęp

Akcję widzi tylko osoba z dostępem do wszystkich wniosków o nadgodziny w organizacji – właściciel konta tomHRM oraz administrator modułu Ewidencja Czasu Pracy. Manager zespołu i bezpośredni przełożony jej nie mają: dekretacja jest decyzją administracyjną, a nie częścią ścieżki akceptacji.

Jak zaznaczyć wnioski

Wejdź w zakładkę Nadgodziny > Wnioski i zaznacz checkboxy przy wnioskach, które chcesz zadekretować.

Z listy rozwijanej Wybierz akcję do wykonania wybierz Dekretuj masowo i kliknij Zastosuj do wybranych. Otworzy się okno konfiguracji operacji.

Okno „Dekretacja masowa”

Okno pyta o jedną rzecz: „Ustaw sposób rozliczenia dla zaznaczonych wniosków:”. Wybór jest obowiązkowy – dopóki go nie zrobisz, przycisk zapisu jest nieaktywny.

Czas wolny

Wszystkie godziny ze wszystkich zaznaczonych wniosków zasilą pulę czasu wolnego do odebrania. Po wybraniu tej opcji pojawia się lista wyboru inicjatora, która decyduje o mnożniku zwrotu:

• „Na wniosek pracownika (1:1)” – każda godzina pracy daje 1 godzinę do odbioru.
• „Decyzja pracodawcy (1:1,5)” – każda godzina pracy daje 1,5 godziny do odbioru.

Inicjator jest wymagany. Przy rozliczeniu czasem wolnym mnożnik zależy wyłącznie od niego, a nie od klasyfikacji dnia – praca w święto odebrana czasem wolnym na wniosek pracownika daje zwrot 1:1, mimo że przy rozliczeniu wynagrodzeniem ta sama klasyfikacja oznaczałaby stawkę 100%.

Wynagrodzenie

Wszystkie godziny pójdą do wypłaty z dodatkiem wynikającym z klasyfikacji, którą system wyliczy automatycznie (50% albo 100%). Po wybraniu tej opcji pojawia się checkbox „Oznacz jako wypłacone”.

Operację zatwierdzasz przyciskiem „Zapisz i ustaw jako rozliczone”.

Które wnioski są pomijane i dlaczego

Dekretacja masowa przetwarza tylko wnioski, w których nie ma jeszcze nic do nadpisania. Wniosek zostaje pominięty, gdy spełnia choć jeden z trzech warunków:

• Ma już utworzone segmenty godzin – czyli ktoś zaczął go dekretować albo dekretacja została już zapisana. Operacja masowa nie nadpisuje istniejącej dekretacji, bo skasowałaby wcześniejsze decyzje.
• Jest w statusie, który nie pozwala na dekretację – przetwarzane są wyłącznie wnioski w statusach „Do rozpatrzenia”, „Zaakceptowany” i „Do dekretacji”. Wniosek już przekazany do rozliczenia, rozliczony, odrzucony lub anulowany zostaje nietknięty.
• Jego typ nadgodziny nie dopuszcza wybranego sposobu rozliczenia – jeśli typ pozwala wyłącznie na wypłatę, a Ty wybrałeś czas wolny, wniosek zostaje pominięty zamiast dostać niedozwoloną wartość. System sprawdza to na zapisie z chwili składania wniosku, nie na aktualnej konfiguracji typu – późniejsza zmiana ustawień typu nie odblokuje starych wniosków ani ich nie zablokuje.

Co robi system po zapisie

Dla każdego wniosku, który spełnił warunki, system wykonuje kolejno:

1. Tworzy segmenty godzin – tym samym mechanizmem co dekretacja pojedyncza, czyli z podziałem na doby pracownicze, godziny nocne i typ dnia, wraz z wyliczoną klasyfikacją i stawką.
2. Ustawia wybrany sposób rozliczenia na każdym segmencie – wraz z inicjatorem (czas wolny) albo flagą wypłaty (wynagrodzenie).
3. Przekazuje wniosek do rozliczenia – status zmienia się na „Oczekuje na rozliczenie”, a system przelicza status rozliczenia segmentów.
4. Zapisuje zmianę w historii wniosku – z informacją, kto i kiedy ją wykonał.
5. Wysyła powiadomienia zgodnie z konfiguracją powiadomień dla kadr.

Na koniec zobaczysz okno „Podsumowanie dekretacji” z komunikatem „Zmieniono X wniosków” i tabelą przetworzonych pozycji (numer wniosku, data, typ nadgodziny, nowy status). Jeśli część zaznaczonych wniosków nie spełniła warunków, pod tabelą pojawi się dopisek „Pominięto X wniosków (nie spełniały warunków dekretacji masowej).”. Gdy żaden wniosek nie przeszedł, zamiast tabeli zobaczysz ostrzeżenie „Żaden z zaznaczonych wniosków nie spełniał warunków dekretacji masowej.”.

Blokady i ograniczenia

• Operacja jest nieodwracalna – nie ma akcji cofającej dekretację masową.
• Nie da się zróżnicować rozliczenia w obrębie wniosku – wszystkie segmenty wszystkich zaznaczonych wniosków dostają tę samą wartość. Podział godzin między wypłatę i czas wolny robisz tylko w dekretacji pojedynczej.
• Klasyfikacji nie da się nadpisać – dekretacja masowa przyjmuje wyliczenia systemu. Ręczna korekta klasyfikacji jest możliwa tylko w oknie „Rozlicz nadgodziny”.
• Dekretacja masowa nie przyznaje dni wolnych – nawet gdy wniosek obejmuje pracę w sobotę, niedzielę albo święto, tytuł do dnia wolnego za pracę w dniu wolnym nie powstanie. Wnioski, przy których dzień wolny ma być przyznany, dekretuj pojedynczo.
• Wnioski z rozpoczętą dekretacją są pomijane, nie nadpisywane – dokończ je w oknie „Rozlicz nadgodziny”.
• Zaznaczenie trzeba wyczyścić samodzielnie, jeśli zmieniasz zdanie – przetrwa zmianę filtrów i odświeżenie listy.