Ścieżka szkoleniowa w tomHRM spina kilka szkoleń w jedną sekwencję rozwojową i pozwala monitorować, czy pracownik zrealizował wymagany zestaw tematów. Najważniejsza rzecz, która odróżnia ścieżki od zwykłego katalogu szkoleń: kroki ścieżki są zaliczane automatycznie na podstawie Kategorii szkolenia i statusu rezerwacji pracownika. Ten artykuł prowadzi Cię przez pełny proces: od konfiguracji, przez przypisanie pracowników, aż po monitorowanie realizacji i zamykanie ścieżek.

Jak dodać ścieżkę szkoleniową

Wybierz z głównego menu Szkolenia i rozwój > Ścieżki szkoleniowe. Lista otwiera się na zakładce Aktywne; obok znajdziesz Robocze i Zakończone.
Kliknij przycisk Dodaj ścieżkę szkoleniową w prawym górnym rogu listy.
Wypełnij formularz ścieżki – pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe.
Zapisz ścieżkę jako Zapisz roboczo (trafi do zakładki Robocze, nie uruchomi zaliczania) albo Utwórz / Zapisz (ścieżka zaczyna działać zgodnie z datą ważności).

Sekcje formularza ścieżki

Nazwa i okres ważności

• Nazwa ścieżki – widoczna wszędzie, gdzie ścieżka się pojawia (lista, szczegóły pracownika, raporty).
• Ważna od i Ważna do – okres, w którym ścieżka jest aktywna. Zakres dat decyduje, które szkolenia mogą zaliczyć krok: pod uwagę brane są tylko szkolenia zaczynające się w tym przedziale. Po upływie daty Ważna do ścieżka przechodzi w tryb tylko do odczytu i nie można edytować jej konfiguracji.

Kategorie szkoleń w ścieżce

Sekcja Wybierz kategorie szkoleń w ścieżce to serce ścieżki. Każdy wiersz to jeden krok:

• Kategoria szkolenia – wybierasz ze słownika kategorii. To po niej system wiąże szkolenie z krokiem ścieżki.
• Obowiązkowe – checkbox obok kategorii oznacza krok jako obowiązkowy.
• Kolejność – ustawiasz metodą przeciągnij-upuść (ikona z dwoma strzałkami). Kolejność określa, w jakiej sekwencji kroki pojawiają się w widoku pracownika, ale nie blokuje wcześniejszego zaliczenia późniejszego kroku.
• + i – – dodają lub usuwają wiersz kroku. Minimum to jedna kategoria.

Ścieżka dedykowana dla

Sekcja Ścieżka dedykowana dla ogranicza, komu ścieżka może być przypisana:

• Dla stanowiska – wybór jednego lub wielu stanowisk (pole obowiązkowe, min. 1). Ograniczenie po stanowisku wpływa też na późniejsze przypisywanie pracowników – pracowników do ścieżki dobierasz według stanowiska.
• Dla obszaru – dostępne warunkowo, w instancjach korzystających z modułu obszarów. Jeśli nie widzisz tego pola, moduł nie jest aktywny w Twojej instancji.

Statusy ścieżki

Ścieżka ma trzy statusy widoczne na liście i edytowalne inline (klikając na wartość statusu):

• Robocza – konfigurujesz ścieżkę, nie uczestniczy w automatycznym zaliczaniu. Używaj do przygotowania szablonu bez uruchamiania procesu.
• Aktywna – ścieżka działa; zmiany statusów rezerwacji pracowników aktualizują postęp na bieżąco.
• Zakończona – ścieżka jest zamknięta. W tym momencie wszyscy pracownicy, którzy byli w trakcie realizacji, zmieniają status na Zamknięta. Konfiguracja ścieżki przechodzi w tryb tylko do odczytu.

Pracownik przypisany do ścieżki ma z kolei jeden z trzech statusów:

• W trakcie realizacji – startowy status po przypisaniu.
• Ukończona – wszystkie kroki ścieżki zostały zaliczone.
• Zamknięta – ścieżka lub konkretna realizacja zostały ręcznie zamknięte, niezależnie od liczby zaliczonych kroków.

Przypisywanie pracowników do ścieżki

Po zapisaniu ścieżki w widoku szczegółów pojawia się przycisk Wybierz pracowników. Przypisywanie wygląda tak:
W widoku szczegółów ścieżki kliknij Wybierz pracowników.
Wybierz stanowisko z listy. System pokaże tylko tych pracowników, którzy mają przypisane to stanowisko i aktywną lub zablokowaną kartę pracownika (pracownicy zwolnieni i archiwalni się nie pojawiają).
Zaznacz pracowników, których chcesz dopisać do ścieżki. Możesz to robić wsadowo dla wielu osób jednocześnie.
Zatwierdź – pracownicy zostają przypisani ze statusem W trakcie realizacji.

Jak działa automatyczne zaliczanie kroków

Tu jest kluczowa wartość modułu ścieżek – nie musisz ręcznie potwierdzać, że pracownik ukończył krok. System robi to za Ciebie:

• Każdy krok ścieżki ma przypisaną Kategorię szkolenia.
• Gdy pracownik jest zapisany na szkolenie, którego Kategoria szkolenia pokrywa się z którąś z kategorii w ścieżce, szkolenie jest automatycznie dopinane do jego realizacji tej ścieżki.
• Gdy rezerwacja pracownika dostaje status oznaczający obecność (to status rezerwacji ustawiany z poziomu szczegółów szkolenia), system zalicza pracownikowi krok odpowiadający kategorii tego szkolenia.
• Kiedy liczba zaliczonych kategorii osiągnie liczbę kroków ścieżki, status pracownika na tej ścieżce automatycznie zmienia się na Ukończona, a data ukończenia to data zakończenia ostatniego zaliczającego szkolenia.
• Jeśli ktoś zmieni status rezerwacji na inny niż obecny (np. wycofa potwierdzenie), system przelicza postęp – ścieżka w razie potrzeby wraca do statusu W trakcie realizacji.

Ręczne zamknięcie ścieżki dla pracownika

Dla pracownika w statusie W trakcie realizacji możesz użyć przycisku Zamknij ścieżkę dla pracownika (dostępne na szczegółach realizacji pracownika). To narzędzie domykania zaległości – przydatne, gdy pracownik zdał certyfikację poza systemem, albo gdy musisz ręcznie potwierdzić, że dana osoba zaliczyła ścieżkę mimo braku kompletnej historii rezerwacji.

Co robi to działanie:

• Dla każdej kategorii ścieżki system sprawdza, czy pracownik ma istniejącą rezerwację na jakieś szkolenie w tej kategorii. Jeśli tak – podmienia status tej rezerwacji na status oznaczający obecność.
• Jeśli w danej kategorii nie ma żadnej rezerwacji pracownika, system wyszukuje pasujące szkolenie (po kategorii, stanowisku, oddziale, działzie pracownika i dacie w okresie ważności ścieżki) i tworzy rezerwację z tym szkoleniem, od razu ustawioną na status obecny.
• Po przejściu przez wszystkie kategorie status pracownika na tej ścieżce ustawiany jest na Ukończona, a data ukończenia – na bieżącą datę.

Monitorowanie postępu ścieżki

Szczegóły ścieżki

Wejście na pojedynczą ścieżkę otwiera widok z czterema kafelkami statystyk:

• liczba kroków w ścieżce,
• liczba pracowników przypisanych do ścieżki,
• liczba pracowników z ukończoną ścieżką,
• liczba pracowników, którzy ścieżki nie ukończyli.

Zakładka Pracownicy

Druga zakładka widoku ścieżki to lista wszystkich pracowników przypisanych do ścieżki wraz z ich indywidualnym statusem. Stąd przechodzisz do szczegółów realizacji pojedynczego pracownika (lista jego szkoleń w ramach ścieżki, statusy rezerwacji, komentarze) oraz do przycisku Zamknij ścieżkę dla pracownika.

Raport realizacji ścieżek

W sekcji raportów dostępny jest Raport realizacji ścieżek szkoleniowych. Filtrujesz po:

• zakresie dat ważności ścieżki,
• statusie ścieżki (Aktywna / Robocza / Zakończona),
• statusie pracownika na ścieżce (W trakcie realizacji / Ukończona / Zamknięta),
• konkretnym pracowniku lub oddziale,
• konkretnej ścieżce.

Raport możesz wyeksportować do Excela – przydatne do cyklicznych przeglądów przez HR i menedżerów.

Widok menedżerski

Przełożony ma osobny widok Moje zespoły – ścieżki rozwojowe, w którym widzi realizację ścieżek tylko dla swoich podwładnych. Nawigacja i zakładki są takie same jak w głównym widoku, ale zakres danych jest zawężony do zespołu.

Edycja, zamykanie i usuwanie ścieżki

• Edycja nazwy – zawsze dostępna przez przycisk Edytuj nazwę ścieżki, niezależnie od statusu i liczby przypisanych pracowników.
• Edycja konfiguracji (kategorie, daty, stanowiska) – dostępna dopóki ścieżka jest Robocza lub Aktywna oraz nie ma przypisanych pracowników. W pozostałych przypadkach formularz otwiera się w trybie tylko do odczytu z komunikatem o blokadzie.
• Zamknięcie ścieżki – zmiana statusu na Zakończona z poziomu listy lub szczegółów. Jak opisano wyżej, automatycznie domyka otwarte realizacje pracowników z tej ścieżki.
• Usunięcie pracownika ze ścieżki – dostępne wyłącznie dla pracownika w statusie W trakcie realizacji. Nie można usunąć pracownika, który ścieżkę ukończył lub ma ją zamkniętą, ani gdy cała ścieżka jest już w statusie Zakończona.
• Usunięcie ścieżki – dostępne dla osób z uprawnieniem do edycji ścieżek. Usuwa ścieżkę wraz z jej historią przypisań.

Najważniejsze możliwości ścieżek szkoleniowych

Rzeczy, dla których warto używać ścieżek zamiast ręcznego pilnowania listy szkoleń:

• Kategoria jako motor zaliczania – jedna uniwersalna rzecz (Kategoria szkolenia) spina szkolenie, krok ścieżki i typ certyfikatu. Nie musisz nigdzie duplikować mapowań.
• Automatyczna aktualizacja postępu po każdej zmianie statusu rezerwacji – ścieżka sama się domyka, gdy pracownicy zaliczą wszystkie kroki, i sama się cofa, gdy ktoś zmieni status rezerwacji na nieobecny.
• Ręczne domknięcie z auto-generowaniem historii – dla zaległych przypadków system dopisze brakujące rezerwacje, żebyś miał komplet danych w historii pracownika.
• Kroki obowiązkowe – flaga Obowiązkowe przy kategorii pozwala filtrować i monitorować to, co krytyczne (np. BHP, uprawnienia UDT), osobno od nice-to-have.
• Ograniczenie edycji po przypisaniu pracowników – bezpiecznik spójności danych: raz uruchomiona ścieżka ma stabilną konfigurację, więc historia realizacji jest wiarygodna.
• Export raportu realizacji do Excela – gotowe dane do cyklicznych przeglądów, audytów i rozmów 1 na 1 z pracownikami.
• Widok menedżerski – przełożony widzi tylko swoich ludzi, bez udostępniania mu pełnej listy pracowników firmy.