Moduł Szkoleń w tomHRM pozwala nie tylko dodać pojedyncze szkolenie, ale też zautomatyzować zapisy, rozliczenie kosztów, powiadomienia, generowanie certyfikatów oraz powiązać szkolenie z ankietą, ścieżką szkoleniową i kompetencjami. Ten artykuł prowadzi Cię przez formularz dodawania szkolenia i wskazuje najważniejsze opcje, które warto ustawić od razu.

Jak dodać szkolenie

Wybierz z głównego menu Szkolenia i rozwój > Szkolenia.
Kliknij przycisk Dodaj szkolenie.
Wypełnij formularz – pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe.
Zapisz szkolenie jako Zapisz roboczo albo od razu Opublikuj szkolenie. Dopiero opublikowane szkolenie trafia do katalogu i może przyjmować zapisy – szczegóły znajdziesz w artykule jak opublikować szkolenie.

Sekcje formularza szkolenia

Szczegóły

W sekcji Szczegóły opisujesz szkolenie podstawowymi informacjami:

• Tytuł szkolenia oraz Kod szkolenia (własny identyfikator, przydatny w raportach i integracjach).
• Kategoria szkolenia – to nie tylko etykieta do grupowania. Kategoria jest uniwersalnym słownikiem, który spina szkolenie z dwoma innymi mechanizmami systemu: krokiem w ścieżce szkoleniowej oraz typem certyfikatu w profilu pracownika (opis przy polu Generuj certyfikat po ukończeniu szkolenia w sekcji Terminy i miejsce). Dlatego warto ustawiać ją świadomie.
• Rodzaj szkolenia – dodatkowy wymiar klasyfikacji używany do filtrowania, raportów i katalogu szkoleń.
• Status szkolenia oraz Status publikacji (szkic albo opublikowane).
• Szkolenie obowiązkowe wraz z polem Wybierz powód obowiązkowości – blokuje pracownikowi możliwość samodzielnego wypisania się i oznacza szkolenie na liście jako obowiązkowe.
• Zezwalaj na samodzielne zapisanie się i Zezwalaj na samodzielne wypisanie się – osobne zgody, z możliwością ograniczenia „do X dni przed startem”. Nawet jeśli są wyłączone, przełożony może zapisywać i wypisywać pracowników.
• Przypisz automatycznie jako uczestników po utworzeniu szkolenia – dostępne tylko dla szkolenia w statusie publikacji Opublikowany. Więcej o tej opcji w artykule automatyczne dodawanie uczestników do szkolenia.

Terminy i miejsce

W sekcji Terminy i miejsce ustawiasz:

• Datę rozpoczęcia i Datę zakończenia szkolenia.
• Możliwość zapisywania się (włącznie) do – dzień, do którego można się zapisać.
• Godz. szkoleniowe [h] i Dni szkoleniowe (liczba dni wylicza się automatycznie, ale możesz ją nadpisać).
• Planowane na kwartał – przydatne do planu rocznego bez konkretnej daty.
• Generuj certyfikat po ukończeniu szkolenia – certyfikat powstaje automatycznie, gdy uczestnik otrzyma wskazany status rezerwacji. Na certyfikat w profilu pracownika kopiowane są wszystkie kategorie z tego szkolenia i to one są widoczne jako kolorowe etykiety typu certyfikatu w zakładce Certyfikaty. Dzięki temu po kategorii łatwo odfiltrujesz np. wszystkich pracowników z aktualnym certyfikatem BHP czy uprawnieniami UDT.
• Termin ważności – predefiniowane wartości albo własny zakres 1–122 miesięcy, liczony od daty zakończenia szkolenia. Kluczowe dla szkoleń okresowych, np. BHP i uprawnień.
• Wybierz salę – rezerwacja sali bezpośrednio z formularza, zintegrowana z modułem Zasoby.

Ścieżka szkoleniowa

Opcjonalnie przypisujesz szkolenie do ścieżki szkoleniowej, co spina je z innymi szkoleniami w logiczną sekwencję rozwojową.

Pełną instrukcję konfiguracji ścieżek (dodawanie, przypisywanie pracowników, monitorowanie postępu, ręczne zamykanie) znajdziesz w artykule jak zarządzać ścieżkami szkoleniowymi.

Zapisy i miejsca

Sekcja Zapisy i miejsca steruje pojemnością szkolenia i listą rezerwową:

• Ustaw maks. liczbę miejsc na szkoleniu oraz Minimalna liczba uczestników.
• Włącz listę rezerwową oraz Maks. liczba miejsc rezerwowych.
• Domyślne statusy rezerwacji – osobno dla zapisu samodzielnego, zapisu przez przełożonego i zapisu na listę rezerwową.

Trenerzy i dostawcy szkolenia

W sekcji Trenerzy i dostawcy szkolenia wskazujesz:

• Dostawcę szkolenia (firmę lub kontrahenta).
• Trenera głównego (wybieranego z listy trenerów przypisanych do dostawcy).
• Trenera wewnętrznego – pracownika Twojej firmy prowadzącego szkolenie.
• Dodatkowych trenerów – możesz dodać wielu trenerów w kolekcji.

Szkolenie dedykowane dla grupy pracowników

Tu określasz, komu szkolenie jest proponowane w katalogu szkoleń, w zakładce Dla mnie lub Wszystkie:

• Warstwowy wybór odbiorców: Dla działu, Dla oddziału, Dla stanowiska, Dla pracownika.
• Checkbox dla wszystkich pracowników – udostępnia szkolenie wszystkim, niezależnie od działu czy stanowiska.
• Przy wybranych pracownikach możesz zaznaczyć Przypisz automatycznie jako uczestników po utworzeniu szkolenia.

Obszary i kompetencje

W sekcji Obszary i kompetencje przypiszesz szkolenie do obszarów oraz konkretnych kompetencji. Dzięki temu szkolenie trafia do raportów rozwoju kompetencji i planów rozwoju pracownika.

Stawki i budżet

W sekcji Stawki i budżet decydujesz, jak szkolenie wpływa na budżety:

• Wybierz stawkę (Wartość + Waluta) oraz Wybierz rodzaj rozliczenia – za uczestnika albo za całe szkolenie.
• Wybierz budżet szkoleniowy – możesz podpiąć kilka budżetów jednocześnie.
• Dla statusu uczestnika – wskazujesz, które statusy rezerwacji wliczają się do budżetu.
• Przypisz koszt do, MPK oraz Koszt – miejsce powstawania kosztu i rodzaj kosztu księgowego.
• Uwzględniaj pozostałe koszty szkolenia w budżecie – dodatkowe koszty (np. dojazdu, materiałów) dołączane do rozliczenia.

Szczegóły rozliczenia znajdziesz w artykule rozliczanie budżetu szkoleniowego.

Powiadomienia email

Sekcja Powiadomienia email to serce automatyzacji komunikacji w module. Każde powiadomienie włączasz niezależnie i przypisujesz do niego szablon mailowy – domyślny lub dedykowany dla tego szkolenia. Pełną listę wyzwalaczy opisuje sekcja Powiadomienia email – pełen zestaw poniżej oraz artykuł rodzaje powiadomień e-mail dotyczących szkoleń.

Opis szkolenia i Program

Masz do dyspozycji dwa pola WYSIWYG:

• Opis szkolenia – marketingowe ujęcie, zachęca do zapisu, widoczne w katalogu szkoleń.
• Program – szczegółowa agenda, zwykle zorganizowana w bloki godzinowe.

Opiekun szkolenia

W sekcji Opiekun szkolenia wskazujesz jednego lub wielu opiekunów. Opiekunowie dostają powiadomienia operacyjne (niewystarczająca liczba uczestników, wyczerpana lista rezerwowa, zmiany statusu) i mogą edytować szkolenie.

Dokumenty

W sekcji Dokumenty dołączasz materiały z Twojej biblioteki dokumentów firmowych – uczestnicy zobaczą je w szczegółach szkolenia.

Najważniejsze możliwości modułu szkoleń

Poniżej rzeczy, które często są pomijane przy pierwszej konfiguracji, a realnie oszczędzają czas:

• Kategoria szkolenia jako wspólny mianownik dla trzech mechanizmów: klasyfikacji szkoleń, zaliczania kroków ścieżki szkoleniowej i typu certyfikatu widocznego w profilu pracownika. Jedno dobrze ustawione pole spina trzy procesy bez ręcznego pilnowania.
• Automatyczne przypisanie pracowników w momencie utworzenia szkolenia, gdy zaznaczysz odpowiednich pracowników i opcję Przypisz automatycznie jako uczestników po utworzeniu szkolenia.
• Szkolenie obowiązkowe z powodem obowiązkowości – blokuje samodzielne wypisanie i wyraźnie oznacza szkolenie na liście.
• Lista rezerwowa z własnym limitem miejsc, auto-migracją na listę główną i powiadomieniem opiekuna o wyczerpaniu.
• Samoobsługa uczestnika – osobne zgody na samodzielny zapis i wypis, z ograniczeniem czasowym przed startem.
• Certyfikat automatyczny po osiągnięciu wybranego statusu rezerwacji, w parze z terminem ważności (do 122 miesięcy) – gotowy mechanizm dla szkoleń okresowych typu BHP czy uprawnienia.
• Wielu trenerów i wielu opiekunów na jednym szkoleniu.
• Rezerwacja sali z modułu Zasoby z poziomu formularza szkolenia.
• Wielobudżetowość – kilka budżetów jednocześnie, rozliczenie za uczestnika lub za całe szkolenie, MPK, rodzaj kosztu, wybór statusów rozliczeniowych.
• Warstwowa grupa odbiorców – łączenie działów, oddziałów, stanowisk, konkretnych pracowników oraz wariantu „dla wszystkich pracowników”.
• Integracje między modułami: Kompetencje (obszary + kompetencje), Dokumenty firmowe (załączniki do szkolenia), Ankiety i testy (przypięcie ankiety do szkolenia).
• Status publikacji – praca w trybie szkicu i publikacja później, bez publikowania niedokończonych szkoleń w katalogu.
• Kod szkolenia – własny identyfikator do raportów i integracji.
• Planowane na kwartał – pozycja w planie rocznym nawet zanim ustalisz konkretną datę.

Powiadomienia email – pełen zestaw

Każde z poniższych powiadomień włączasz oddzielnie i przypisujesz mu szablon mailowy. Dzięki temu jedno szkolenie obsługuje cały cykl komunikacji bez ręcznych maili.

• Po zapisaniu: do pracownika o zapisaniu, do przełożonego o zapisie, do przełożonego o wypisie, do uczestnika o jego wypisie.
• Przed rozpoczęciem: do uczestnika, do opiekuna, do trenera – z konfigurowalną liczbą dni przed startem.
• Niewystarczająca liczba uczestników: do opiekuna i/lub trenera, z liczbą dni przed zamknięciem zapisów.
• Osiągnięto minimalną liczbę uczestników: powiadomienie opiekuna z automatyczną zmianą statusu szkolenia na wybrany.
• Zmiana statusu szkolenia przez Opiekuna: powiadomienie uczestnika lub przełożonego z automatyczną zmianą statusu rezerwacji na wybrany.
• Wyczerpanie listy rezerwowej: powiadomienie opiekuna.
• Budżet: powiadomienia do opiekuna, przełożonego, pracownika lub wskazanych pracowników.
• Zmiany szkolenia: zmiana miejsca, sali, daty lub trenera – do uczestników, trenera albo do obu grup jednocześnie.
• Filtr odbiorców: wysyłka tylko do uczestników z wybranymi statusami rezerwacji (np. pomijanie osób, które odrzuciły zaproszenie).

Co możesz zrobić po zapisaniu szkolenia

Po zapisaniu formularza pojawiają się dodatkowe zakładki i opcje:

• Uczestnicy – zarządzanie listą, dodawanie podwładnych, eksport XLSX listy uczestników.
• Ankiety – przypięcie ankiety lub testu do szkolenia (jeśli moduł Ankiety i testy jest aktywny).
• Koszty – rejestracja i rozliczenie kosztów szkolenia.
• Mailing – wysyłki ad hoc do uczestników oraz szablony maili dedykowane dla tego szkolenia.
• Menu Opcje: podgląd szkolenia oczami uczestnika, Historia zmian szkolenia, Historia zmian uczestników (statusy rezerwacji), usunięcie szkolenia.
• Przycisk Opublikuj – jeśli szkolenie jest zapisane jako szkic, publikujesz je jednym kliknięciem i trafia do katalogu szkoleń.