W ramach badania w tomHRM możesz wysyłać dwa rodzaje powiadomień:
- zaproszenie do udziału w badaniach — wiadomość z zaproszeniem dla wszystkich respondentów,
- przypomnienie o badaniu — wiadomość dla osób, które jeszcze nie wypełniły formularza.
Treść tych powiadomień skonfigurujesz w zakładce . Więcej o ustawianiu treści powiadomień przeczytaj w artykule Konfiguracja treści powiadomień e-mail.
Trzy sposoby wysyłki
Sposób 1: zbiorczo z listy badań
Przejdź do zakładki i kliknij ikonę trzy kropki w wierszu badania. W rozwiniętym menu pojawią się opcje Wyślij zaproszenie i Wyślij przypomnienie.
Sposób 2: zbiorczo z widoku szczegółów badania
Zaproszenie i przypomnienie wyślesz przyciskami po prawej u góry strony. Te same akcje znajdziesz w menu Opcje nad sekcją wyników.
Sposób 3: pojedynczo do konkretnego pracownika
Możesz wysłać zaproszenie lub przypomnienie wyłącznie do wybranej osoby. Na liście uczestników w widoku szczegółów kliknij ikonę trzech kropek przy oceniającym i z rozwiniętego menu wybierz odpowiednią akcję.
Kto otrzyma powiadomienie
Logika doboru odbiorców różni się w zależności od typu powiadomienia:
- Zaproszenie: trafia do wszystkich oceniających przypisanych do badania, którzy mają konto użytkownika i status pracy Aktywny. Niezależnie od tego, czy już zaczęli wypełniać formularz, czy nie.
- Przypomnienie: trafia tylko do oceniających, którzy nie zakończyli wypełniania swojego formularza (przyciskiem Zapisz i zamknij) i są aktywnymi pracownikami.
Linki w e-mailu
Jeden oceniający może mieć do wypełnienia kilka formularzy w ramach jednego badania (np. ocenia trzech podwładnych). W takiej sytuacji system nie wysyła trzech osobnych maili, tylko jeden e-mail zawierający listę linków do wszystkich formularzy danej osoby.
WAŻNELinki w e-mailu prowadzą bezpośrednio do formularza oceny i są spersonalizowane (zawierają unikalny token). Po kliknięciu wymagają zalogowania na konto tej osoby, dla której wystawiono zaproszenie — otwarcie linku na cudzym koncie zakończy się komunikatem o braku dostępu. Więcej w artykule Linki do formularzy oceniających.Dwa różne szablony
Zaproszenie i przypomnienie korzystają z oddzielnych szablonów e-mail w sekcji :
- Zaproszenie do udziału w badaniu 360° — treść pierwszej wiadomości,
- Przypomnienie o udziale w badaniu 360° — treść powtarzanej wiadomości dla osób, które jeszcze nie wypełniły formularza.
W obu szablonach możesz korzystać z tych samych zmiennych dynamicznych (imię i nazwisko oceniającego, imię i nazwisko ocenianego, nazwa badania, daty rozpoczęcia i zakończenia, lista linków do formularzy).