Automatyzacja w module Rekrutacje ATS pozwala na automatyczne wykonywanie wybranych czynności bez konieczności działania rekrutera. Funkcja może wyręczyć użytkownika m.in. w wysyłce wiadomości do kandydatów, przypisywaniu ankiet oraz dodawaniu tagów, notatek i zadań.

Automatyzację można ustawić dla:

1. Automatyzacja etapów rekrutacji

Automatyzację można dodać tworząc lub edytując rekrutację w zakładce Etapy rekrutacji. Przy wybranym etapie należy kliknąć w ikonę Automat, a następnie Dodaj automatyzację.

W nowym oknie będzie można określić typ akcji powiązany z danym etapem. Dostępne akcje automatyzacji to:

• Przypisanie tagu do kandydata.
• Przypisanie ankiety – z listy rozwijanej należy wybrać spośród ankiet, które mają status Uruchomiona lub Robocza oraz kandydatów określonych jako odbiorcy. Kandydat dodany do tego etapu zostanie automatycznie dodany jako respondent ankiety i otrzyma zaproszenie do jej wypełnienia.
• Wysłanie wiadomości email – system pozwoli wybrać szablon wiadomości oraz ewentualne opóźnienie z jakim ma nastąpić wysyłka. Szablony email można edytować w Ustawienia>Parametry>Rekrutacja>Szablony email. Dowiedz się więcej na temat zarządzania szablonami powiadomień e-mail. Wysłane w ten sposób maile będą widoczne w profilu kandydata, w zakładce Wiadomości.
• Utworzenie zadania i przypisanie do rekrutera – należy uzupełnić tytuł, typ, priorytet, termin zakończenia oraz deadline. Zadanie może być przypisane do rekrutera z danej rekrutacji lub dowolnego innego pracownika.
• Dodanie notatki – wpisując treść notatki można użyć @nazwisko innego rekrutera, co spowoduje wysłanie powiadomienia mailowego.
• Udostępnienie kandydata – funkcja pozwala automatycznie przekazać konkretnym użytkownikom wybrane informacje o kandydacie (np. po przeniesieniu kandydata do etapu zatrudniony osoba odpowiedzialna za onboarding otrzymuje maila z informacja o udostępnieniu CV kandydata).

UWAGA!
Pamiętaj, że dodając ręcznie kandydata do rekrutacji oraz przypisując go do innej rekrutacji, możesz skorzystać z opcji wyłączenia automatyzacji przypisanych do etapu.

2. Automatyzacja pytań zamkniętych formularza aplikacyjnego

Automatyzację można dodać tworząc lub edytując rekrutację w zakładce Formularz aplikacyjny, w sekcji Pytania do kandydatów. Opcja dostępna jest tylko dla pytań zamkniętych (typ: checkbox, checkbox – wielokrotnego wyboru i lista rozwijana). Przy wybranym pytaniu należy kliknąć w ikonę Automat, a następnie Dodaj automatyzację.

W nowym oknie będzie można określić typ akcji powiązany z odpowiedzią udzieloną przez kandydata. Dla każdej z odpowiedzi można tworzyć wiele akcji. Funkcja pozwala na wybranie spośród wcześniej opisanych automatyzacji:

• Dodanie tagu do kandydata,
• Przypisanie ankiety,
• Wysłanie wiadomości email,
• Utworzenie zadania i przypisanie do rekrutera,
• Dodanie notatki

ORAZ

• Przeniesienie do etapu – na podstawie udzielonej odpowiedzi kandydat może zostać przesunięty do wybranego etapu.

Zarządzanie automatyzacjami
Zarządzanie wszystkimi automatyzacjami utworzonymi w ramach danej rekrutacji dostępne jest w zakładce Automatyzacje. Widoczna jest informacja ile akcji i do jakiego etapu zostały dodane oraz kto je utworzył. Klikając w menu trzy kropki znajdujące się po prawej stronie można edytować lub usunąć daną automatyzację.

Automatyzacje można łączyć. Do tego samego etapu lub pytania rekrutacyjnego, można dodać kilka automatyzacji różnego typu (np. wyślij wiadomość i dodaj tag).

Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak wykorzystać automatyzację w rekrutacji? Obejrzyj nagranie z naszego webinaru. Dostęp otrzymasz mailowo, po rejestracji.