Automatyzacja w module Rekrutacje ATS pozwala na automatyczne wykonywanie wybranych czynności bez konieczności działania rekrutera. Funkcja może wyręczyć użytkownika m.in. w wysyłce wiadomości do kandydatów, przypisywaniu ankiet oraz dodawaniu tagów, notatek i zadań.

Automatyzację można ustawić dla:

1. Etapów rekrutacji
Automatyzację można dodać tworząc lub edytując rekrutację w zakładce Etapy rekrutacji. Przy wybranym etapie należy kliknąć w ikonę Automat, a następnie Dodaj automatyzację.

W nowym oknie będzie można określić typ akcji powiązany z danym etapem. Dostępne akcje automatyzacji to:

• Wysłanie wiadomości email – system pozwoli wybrać szablon wiadomości oraz ewentualne opóźnienie z jakim ma nastąpić wysyłka. Szablony email można edytować w Ustawienia>Parametry>Rekrutacja>Szablony email. Wysłane w ten sposób maile będą widoczne w profilu kandydata, w zakładce Wiadomości.
• Przypisanie ankiety – z listy rozwijanej należy wybrać spośród ankiet, które mają status Uruchomiona lub Robocza oraz kandydatów określonych jako odbiorcy. Kandydat dodany do tego etapu zostanie automatycznie dodany jako respondent ankiety i otrzyma zaproszenie do jej wypełnienia.
• Przypisanie tagu do kandydata.
• Utworzenie zadania i przypisanie do rekrutera – należy uzupełnić tytuł, typ, priorytet, termin zakończenia oraz deadline. Zadanie może być przypisane do rekrutera z danej rekrutacji lub dowolnego innego pracownika.
• Dodanie notatki – wpisując treść notatki można użyć @nazwisko innego rekrutera, co spowoduje wysłanie powiadomienia mailowego.

UWAGA!
Pamiętaj, że dodając ręcznie kandydata do rekrutacji oraz przypisując go do innej rekrutacji możesz skorzystać z opcji wyłączenia automatyzacji przypisanych do etapu.

2. Dodatkowych pytań zamkniętych formularza aplikacyjnego
Automatyzację można dodać tworząc lub edytując rekrutację w zakładce Formularz aplikacyjny, w sekcji Pytania do kandydatów. Opcja dostępna jest tylko dla pytań zamkniętych (typ: checkbox, checkbox – wielokrotnego wyboru i lista rozwijana). Przy wybranym pytaniu należy kliknąć w ikonę Automat, a następnie Dodaj automatyzację.

W nowym oknie będzie można określić typ akcji powiązany z odpowiedzią udzieloną przez kandydata. Dla każdej z odpowiedzi można tworzyć wiele akcji. Funkcja pozwala na wybranie spośród wcześniej opisanych automatyzacji:

• Wysłanie wiadomości email,
• Przypisanie ankiety,
• Przypisanie tagu do kandydata,
• Utworzenie zadania i przypisanie do rekrutera,
• Dodanie notatki

ORAZ

• Przeniesienie do etapu – na podstawie udzielonej odpowiedzi kandydat może zostać przesunięty do wybranego etapu.

Zarządzanie automatyzacjami
Zarządzanie wszystkimi automatyzacjami utworzonymi w ramach danej rekrutacji dostępne jest w zakładce Automatyzacje. Widoczna jest informacja ile akcji i do jakiego etapu zostały dodane oraz kto je utworzył. Klikając w menu trzy kropki znajdujące się po prawej stronie można edytować lub usunąć daną automatyzację.