Własne typy nadgodzin ustawia się w zakładce Ustawienia > Parametry > Ewidencja czasu > Typy nadgodzin.

• Aby dodać nowy typ nadgodzin, kliknij przycisk Dodaj nowy typ nadgodzin (1).
• Aby wyedytować istniejący typ nadgodzin (np. zmienić kod, kolor, dostępność, nazwę, wymagania wniosku i inne parametry), kliknij menu trzy kropki (2) z prawej strony typu nadgodzin oraz wybierz opcję Edytuj.

PoradaW tomHRM możesz stworzyć jeden lub więcej typów nadgodzin, w zależności od tego jak wygląda polityka Twojej firmy.

Parametry typu nadgodzin

Każdy typ nadgodzin jest opisany zestawem parametrów:

1. Nazwa nadgodzin (np. „Nadgodziny [nazwa projektu]”; jeśli będziesz mieć tylko jeden typ nadgodzin, nazwa może brzmieć „Wniosek o nadgodziny”).
2. Kod (parametr wykorzystywany przy integracji z API, maksymalnie 4 znaki).
3. Kolor (skorzystaj z palety bądź podaj numer barwy w kodzie RGB; kolor będzie wyświetlany w kalendarzu).
4. Minimalna i maksymalna liczba godzin w pojedynczym wniosku (jeśli chcesz, by można było składać wniosek również o części godzin – np. 15 minut – wpisz minimalną liczbę w formacie GG:MM; 15 minut to 00:15).
5. Wymóg dodania notatki przez pracownika podczas składania wniosku (np. opis prac realizowanych w ramach nadgodzin).
6. Komunikat (instrukcja), który pokaże się użytkownikowi (np. opisujący, jakie dane musi podać w notatce).
7. Wymóg dodania dokumentu przez pracownika składającego wniosek wraz z opcjonalnym komunikatem wyjaśniającym (np. opis tego, jakie dokumenty musi dołączyć).

Warunki działania

1. Jeśli chcesz, by wniosek o nadgodziny zawsze był składany z wyprzedzeniem (tak by np. przełożony zdążył go rozpatrzyć), wskaż liczbę dni minimalnego wyprzedzenia.
2. Jeśli chcesz, by wnioski można było składać z datą wsteczną, zaznacz odpowiednią opcję.

Jeśli obie opcje pozostawisz niezaznaczone, pracownik będzie mógł złożyć wniosek o nadgodziny dla dnia, w którym składa wniosek, oraz wszystkich dni w przyszłości.

3. Jeśli nadgodziny będą mogły zostać rozliczone finansowo, zaznacz tę opcję.
4. Jeśli nadgodziny będą mogły zostać odebrane jako czas wolny, zaznacz tę opcję.

Zaznaczenie obu możliwości spowoduje, że pracownik składając wniosek o nadgodziny będzie mógł wskazać preferowaną formę rozliczenia nadgodzin. Ostateczna decyzja o sposobie ich rozliczenia i tak należy do administratora – w nowym procesie dekretacji administrator wskazuje sposób rozliczenia osobno dla każdego segmentu godzin (zob. Modal „Rozlicz nadgodziny”).

Zaznaczenie tylko jednej z opcji spowoduje, że wszystkie segmenty wypracowane w ramach tego typu wniosku będą miały automatycznie ustawiony tę metodę rozliczenia (z możliwością późniejszej konwersji czasu wolnego na wynagrodzenie przez administratora).

PoradaTu sprawdzisz najpopularniejsze sposoby konfiguracji nadgodzin w zależności od potrzeb biznesowych firmy.

Dostęp do wniosków

Ten parametr określa, kto może skorzystać z danego typu wniosku o nadgodziny. Dostępność może być przydzielona wszystkim pracownikom w firmie lub jedynie osobom, które spełniają określone kryteria. Dostępne opcje to:

• Działy,
• Oddziały,
• Stanowiska,
• Organizacja,
• Forma zatrudnienia,
• Grupa uprawnień,
• Płeć,
• Pracownicy (wybrane, konkretne osoby – np. w sytuacji, kiedy część pracowników będzie mieć prawo do składania wniosków akceptowanych automatycznie, a u części będzie wymagana zgoda przełożonego).

Ustawiając więcej niż jedno kryterium, pamiętaj o operatorze logicznym:

• lub – pracownik musi spełniać jedno z wielu kryteriów (np. należeć do działu IT lub działu Marketingu),
• oraz – pracownik musi spełniać wszystkie kryteria (np. wniosek o nadgodziny dla pracowników działu IT współpracujących w ramach kontraktu B2B w polskiej siedzibie firmy).

Ścieżka akceptacji wniosków

Jest to wybór drogi, którą będzie musiał przejść wniosek, by został zaakceptowany (obieg wniosku o nadgodziny). Do wyboru masz następujące opcje:

1. Automatyczna ścieżka akceptacji – każdy wniosek o nadgodziny będzie akceptowany automatycznie (nie będzie wymagane żadne działanie ze strony innych osób, np. przełożonego).
2. Według ścieżki akceptacji – wybierasz ją z listy rozwijanej, a tworzysz w zakładce Ścieżki Akceptacji (Ustawienia > Parametry > Ścieżki akceptacji). Dowiedz się więcej na temat tworzenia ścieżek akceptacji.
3. Jeśli chcesz, by użytkownik mógł sam wybrać, do kogo zostanie skierowany jego wniosek, po wyborze ścieżki akceptacji zaznacz pole Pozwól użytkownikowi wybrać osobę akceptującą, nadpisując ścieżkę akceptacji.
4. W polu Auto-akceptacja możesz zdecydować, którzy pracownicy będą mogli pomijać ścieżkę akceptacji (ich wnioski o nadgodziny będą akceptowane automatycznie).

PoradaJeśli Twoja firma korzysta z modułu Urlopy i nieobecności, możesz włączyć funkcję, która podczas nieobecności osoby akceptującej umożliwi akceptację wniosku o nadgodziny przez jej zastępcę. Będzie to możliwe, kiedy osoba akceptująca, składając wniosek o swoją nieobecność, wskazała w nim zastępcę. Funkcję włączasz w Ustawienia > Parametry > Ewidencja czasu > Podstawowe > Konfiguracja nadgodzin.[/sc]

Automatyczne wysyłanie wniosku do systemu kadrowego lub innych osób

Możesz skonfigurować automatyczne wysyłanie zaakceptowanych, anulowanych i usuniętych wniosków na:

• dowolny adres e-mail,
• do systemu kadrowego wykorzystując API tomHRM (więcej o API).

Aby dany typ nadgodzin był dostępny w systemie, musi zostać oznaczony jako Aktywny. Po ustaleniu wszystkich parametrów kliknij przycisk Dodaj / Zapisz zmiany.

Konfiguracja statusów wniosków

Niezależnie od typów nadgodzin możesz dostosować nazwy, kolory i uprawnienia anulowania dla statusów wniosków o nadgodziny. Listę dostępnych statusów oraz aktualne kolory zobaczysz w Ustawienia > Parametry > Ewidencja czasu > Statusy nadgodzin.

Dla każdego statusu (z wyjątkiem statusu „Planowany”) możesz:

• zmienić nazwę widoczną w aplikacji oraz w eksportach,
• ustawić własny kolor odznaki w listach wniosków.

Uprawnienia anulowania wniosku konfiguruje się tylko dla statusów „Do rozpatrzenia” i „Zaakceptowany”. Dla pozostałych statusów (Planowany, Odrzucony, Anulowany, Do dekretacji, Oczekuje na rozliczenie, Częściowo rozliczony, Rozliczony) anulowanie wniosku jest niedostępne dla wszystkich ról.

Dla statusów „Do rozpatrzenia” i „Zaakceptowany” wybierz, kto może anulować wniosek:

• Właściciel konta / Administrator modułu Ewidencja czasu,
• Pracownik składający wniosek,
• Przełożony pracownika składającego wniosek,
• Manager działu pracownika składającego wniosek,
• Manager zespołu pracownika składającego wniosek.