Jeśli chcesz móc włączać kandydatów do innych procesów rekrutacyjnych niż ten, na który przesyłają swoje CV, lub włączać ich do talent pool, to zapewne uruchomisz zgody RODO kandydatów na inne rekrutacje. Tak jak zgody na aktualnie prowadzoną rekrutację, mają one swój okres ważności. Możesz zatem uruchomić automatyczne przedłużenie zgody RODO na udział w przyszłych / innych procesach rekrutacyjnych. Dzięki temu, nie musisz pamiętać o tym, by prosić kandydatów o przedłużenie zgody – system zrobi to za Ciebie.

Od Ciebie zależy treść zgód, to czy są opcjonalne lub wymagane i jaki jest czas przetwarzania danych przy tych zgodach. Więcej o definiowaniu szablonów zgód przeczytasz w tej instrukcji.

Jak uruchomić automatyczne wysyłanie prośby o przedłużenie zgody na przyszłe (inne) rekrutacje. 

Przejdź do zakładki Ustawienia>Parametry>Rekrutacje>RODO i włącz Automatyczne wysyłanie prośby o przedłużenie zgody.

Krok 2

Uzupełnij ustawienia automatycznej wysyłki.

1. Pomiń kandydatów z aktywnością email
   Włączając to ustawienie spowodujesz, że system NIE WYŚLE automatycznie prośby do przedłużenia zgody do kandydatów, którym wysłana była już jakakolwiek inna wiadomość, zarówno ręcznie, jak i automatycznie. Pominie więc np. kandydatów, którzy otrzymali potwierdzenie dodania do rekrutacji wysłane w ramach automatyzacji.
2. Zadecyduj, o ile dni link ma przedłużać zgodę
3. Wpisz temat i treść wiadomości
   Skorzystaj ze znaczników, których listę znajdziesz w edytorze, w miejscu wskazanym czerwoną strzałką. W wiadomości musi znaleźć się znacznik: {extend_future_consent_request_link}, który zamieni się w spersonalizowany link do przedłużenia zgody na przyszłe rekrutacje. Więcej o działaniu znaczników przeczytasz w tej instrukcji.
4. Zmień wersję językową i uzupełnij tłumaczenie tematu i treści wiadomości.
   Dostępne wersje językowe wynikają z włączonych wersji językowych dla Strony Kariera (nie dotyczą interfejsu aplikacji).
5. Następnie przewiń niżej i ustaw treść komunikatu prezentowanego na stronie Kariera dla kandydata wraz z tłumaczeniem i kliknij Zapisz.

Gotowe! automatyczna wysyłka wiadomości email do przedłużania zgody RODO na przyszłe rekrutacje została ustawiona.

Co widzi kandydat?

Kandydat na 30 dni przed wygaśnięciem zgody udzielonej dla przyszłych rekrutacji otrzyma zdefiniowaną przez Ciebie wiadomość mailową. Klikając w link, zostanie przeniesiony do przeglądarki internetowej, gdzie na stronie zobaczy przygotowany komunikat, informację o ile dni przedłuża zgodę i do kiedy, oraz opcje Nie wyrażam zgody oraz Tak, przedłużam.

Co widzi rekruter?

Jeśli system zrealizuje automatyczną wysyłkę, to na liście kandydatów oraz w ich profilach pojawi się etykieta Wysłana prośba. Po najechaniu na nią kursorem, rekruter zobaczy szczegółowe informacje o tym, kiedy była wysłana i jakie będą jej konsekwencje.

Wysłaną prośbę o przedłużenie zgody można też zobaczyć w rejestrze wiadomości w profilu kandydata.

Jeśli kandydat przedłuży zgodę, system zaktualizuje datę jej ważności i umieści taką informację w profilu kandydata, w zakładce Ogólne. Akcja będzie też odnotowana w rejestrze w zakładce Aktywność.

Jeśli kandydat nie podejmie żadnej akcji (zignoruje wiadomość e-mail), system będzie dalej odliczał dni pozostałe do wygaśnięcia aktualnie obowiązującej klauzuli (ramka „wysłana prośba” będzie aktywna). Po wygaśnięciu zgody oznaczy profil kandydata etykietą „Wygasła zgoda na przyszłe”. System samodzielnie nie usuwa danych kandydatów, którym zgoda wygasła.

Jeśli kandydat wybierze opcję „Nie wyrażam zgody”, system od razu (nie czekając do końca czasu trwania poprzedniej zgody) oznaczy brak zgody kandydata (ramka „wysłana prośba” zniknie), a akcja zostanie również odnotowana w historii zmian, w profilu kandydata . System samodzielnie nie usuwa danych kandydatów, których zgoda została cofnięta.

Zasady działania wysyłania automatycznej prośby o przedłużenie zgód na przyszłe rekrutacje:

• System wyśle kandydatom wiadomość z linkiem do przedłużenia zgody na 30 dni przed jej wygaśnięciem.
• Link ważny jest 30 dni od wysłania wiadomości email.
• Jeśli kandydat aplikując lub będąc dodanym ręcznie do systemu nie miał przypisanej takiej zgody, to link nie będzie działał.
• Wiadomość będzie wysłana tylko do kandydatów, którzy:
  • posiadają w profilu uzupełniony adres mailowy oraz
  • posiada zaznaczoną zgodę „Zgoda na przyszłe rekrutacje” która jest ważna na moment wysyłki lub przeterminowana.
• Kandydat, któremu wygasa zgoda otrzyma wiadomość z linkiem do przedłużenia zgody. Jeśli ją przedłuży, system zaktualizuje daty ważności i prześle mu kolejną wiadomość na 30 dni przed kolejnym terminem (o ile opcja „Pomiń kandydatów z aktywnością email” będzie wyłączona)