Kandydaci wypełniając formularz aplikacyjny musza zaznaczyć obowiązkowe zgody RODO jakie zostały ustawione dla danej rekrutacji. Od Ciebie zależy treść zgód, to czy są opcjonalne lub wymagane i jaki jest czas przetwarzania danych przy zgodzie dla konkretnej rekrutacji. Więcej o definiowaniu szablonów zgód przeczytasz w tej instrukcji.

Aby uruchomić automatyczne wysyłanie prośby o przedłużenie zgody do kandydatów wystarczy, że zrobisz dwa opisane niżej kroki.

Przejdź do zakładki Ustawienia>Parametry>Rekrutacje>RODO i włącz Automatyczne wysyłanie prośby o przedłużenie zgody na konkretną rekrutację.

Krok 2

Uzupełnij ustawienia automatycznej wysyłki.

1. Pomiń kandydatów z aktywnością email
   Włączając to ustawienie spowodujesz, że system NIE WYŚLE automatycznie prośby do przedłużenia zgody do kandydatów, którym wysłana była już jakakolwiek inna wiadomość, zarówno ręcznie, jak i automatycznie. Pominie więc np. kandydatów, którzy otrzymali potwierdzenie dodania do rekrutacji wysłane w ramach automatyzacji.
2. Zadecyduj o ile dni link ma przedłużać zgodę
3. Wpisz temat i treść wiadomości
   Skorzystaj ze znaczników, których listę znajdziesz w edytorze, w miejscu wskazanym czerwoną strzałką. W wiadomości musi znaleźć się znacznik: {extend_consent_request_link}, który zamieni się w spersonalizowany link do przedłużenia zgody (więcej o działaniu znaczników przeczytasz w tej instrukcji)
4. Zmień wersję językową i uzupełnij tłumaczenie tematu i treści wiadomości.
   Dostępne wersje językowe wynikają z włączonych wersji językowych dla Strony Kariera (nie dotyczą interfejsu aplikacji).
5. Następnie przewiń niżej i ustaw treść komunikatu prezentowanego na stronie Kariera dla kandydata wraz z tłumaczeniem i kliknij Zapisz.

Gotowe! automatyczna wysyłka wiadomości email do przedłużania zgody RODO została ustawiona.

Co widzi kandydat?

Kandydat na 30 dni przed wygaśnięciem zgody udzielonej dla konkretnej rekrutacji otrzyma zdefiniowaną przez Ciebie wiadomość mailową. Klikając w link, zostanie przeniesiony do przeglądarki internetowej, gdzie na stronie zobaczy przygotowany komunikat i opcje Nie przedłużam oraz Tak, przedłużam.

Co widzi rekruter?

Jeśli system zrealizuje automatyczną wysyłkę, to na liście kandydatów oraz w ich profilach pojawi się etykieta Wysłana prośba. Po najechaniu na nią kursorem, rekruter zobaczy szczegółowe informacje o tym kiedy była wysłana i jakie będą jej konsekwencje.

Wysłaną prośbę o przedłużenie zgody można też zobaczyć w rejestrze wiadomości w profilu kandydata.

Jeśli kandydat przedłuży zgodę, system zaktualizuje datę jej ważności i umieści taką informację w profilu kandydata, w zakładce Ogólne. Akcja będzie też odnotowana w rejestrze w zakładce Aktywność.

Jeśli kandydat zignoruje wiadomość system będzie dalej odliczał dni pozostałe do wygaśnięcia aktualnie obowiązującej klauzuli (zniknie ramka „wysłana prośba”). Ostrzeżenie o liczbie dni będzie pokazane na liście kandydatów oraz w ich profilach. System samodzielnie nie usunie danych kandydatów, którym zgoda wygasła.

Jeśli kandydat wybierze opcję „Nie wyrażam zgody”, system od razu (nie czekając do końca czasu trwania poprzedniej zgody) oznaczy brak zgody kandydata (ramka „wysłana prośba” zniknie), a akcja zostanie również odnotowana w historii zmian, w profilu kandydata . System samodzielnie nie usuwa danych kandydatów, których zgoda została cofnięta.

Zasady działania wysyłania automatycznej prośby o przedłużenie zgód:

• Automatyczne przedłużanie ważności zgody działa tylko i wyłącznie do przedłużania zgody typu „Zgoda na konkretną rekrutację”.
• System wyśle kandydatom wiadomość z linkiem do przedłużenia zgody na 30 dni przed jej wygaśnięciem.
• Link ważny jest 30 dni od wysłania wiadomości email.
• Jeśli kandydat aplikując lub będąc dodanym ręcznie do systemu nie miał przypisanej takiej zgody, to link nie będzie działał.
• Wiadomość będzie wysłana tylko do kandydatów, którzy:
  • posiadają w profilu uzupełniony adres mailowy oraz
  • znajdują się w rekrutacji o statusie innym niż „Zarchiwizowana” oraz
  • znajduje się na etapie z grupy „Otwarta rekrutacja” oraz
  • posiada zaznaczoną zgodę „Zgoda na konkretną rekrutację” która jest ważna na moment wysyłki lub przeterminowana.
• Kandydat, któremu wygasa zgoda otrzyma wiadomość z linkiem do przedłużenia zgody. Jeśli ją przedłuży, system zaktualizuje daty ważności i prześle mu kolejną wiadomość na 30 dni przed kolejnym terminem (o ile będzie wyłączona opcja „Pomiń kandydatów z aktywnością email”). 

FAQ

Ustawiłam/łem automatyczną wysyłkę próśb o przedłużenie zgody, ale kandydaci nie otrzymali maila. 

1. 1. Sprawdź w ustawieniach tego projektu rekrutacyjnego (w zakładce Formularz aplikacyjny) czy ustawiona zgoda w projekcie należy do typu zgód – „Zgoda na konkretną rekrutację”. Jeśli nie, to automatyczna wysyłka nie działa. 
   2. Sprawdź czy w ustawieniach automatycznej wysyłki poprawnie zaznaczyłeś/łaś pole „pomiń kandydatów z aktywnością email”. Jeśli pole jest zaznaczone, to kandydaci, którzy otrzymali jakiegokolwiek maila z systemu (np. potwierdzenie otrzymania CV) nie otrzymają maila z prośbą o przedłużenie zgody RODO.

Nie chce wysyłać prośby o przedłużenie zgody RODO do wszystkich kandydatów, tylko do tych, którzy są na konkretnych etapach rekrutacji . 

W takim razie użyj mailingu i ręcznie wybierz kandydatów, którym zostanie wysłana prośba.  W takiej sytuacji musisz pamiętać o tym, że:

• automatyczna wysyłka próśb o przedłużenie zgód musi być wyłączona
• LUB jeśli chcesz stosować automatyczną wysyłkę w innych projektach, w tym konkretnym wybierz lub stwórz szablon zgody, który ma typ zgody „domyślny”