Funkcja Nadgodziny pozwala na ewidencjonowanie wniosków o nadgodziny i ich akceptację wg ustalonej ścieżki, dekretację segmentów godzin oraz rozliczenie nadgodzin wynagrodzeniem albo czasem wolnym. System daje przełożonym możliwość monitorowania liczby wypracowanych, wypłaconych i odebranych nadgodzin przez ich podwładnych. Administratorzy mogą nadzorować całość procesu i generować zestawienia danych całej organizacji w raportach.
Panel nadgodzin współpracuje z modułem Ewidencja czasu pracy oraz Urlopy i nieobecności.
Założenia działania modułu Nadgodziny
Pracownik przewidując potrzebę pracy w godzinach nadliczbowych składa wniosek (), który przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji. Składając wniosek wskazuje preferowaną formę rozliczenia nadgodzin (wynagrodzenie albo czas wolny), o ile typ wniosku dopuszcza obie metody.
Wniosek złożony przez pracownika może być automatycznie akceptowany i wysyłany jako powiadomienie na wskazany w ustawieniach funkcji adres mailowy lub może być kierowany do akceptacji wybranych osób (np. bezpośredniego przełożonego). Osoba akceptująca dostaje powiadomienie mailowe – może zaakceptować, anulować lub odrzucić wniosek. Ma również prawo do zmiany formy rozliczenia nadgodzin zaproponowanej przez pracownika.
Pracownik dostanie powiadomienie, kiedy jego wniosek zmieni status (np. „Zaakceptowany”, „Odrzucony”, „Anulowany”), wraz z informacją o ewentualnej zmianie formy rozliczenia.
Etapy obsługi wniosku – od złożenia do rozliczenia
Pełny cykl życia wniosku o nadgodziny w tomHRM składa się z czterech etapów:
- Złożenie i akceptacja – pracownik (lub manager za pracownika) składa wniosek, system kieruje go ścieżką akceptacji albo akceptuje automatycznie.
- Wypracowanie nadgodzin – pracownik realizuje nadgodziny w zgłoszonym terminie. Wniosek czeka w statusie Zaakceptowany.
- Dekretacja segmentów – administrator otwiera modal Rozlicz nadgodziny i klasyfikuje każdy fragment godzin (segment) osobno: typ dnia (powszedni, sobota – pierwsze 2 godz. / po 2 godz., niedziela, niedziela pracująca, święto, święto w niedzielę, praca w nocy, dzień wolny za pracę), stawka dodatku (50% / 100% / n/a) oraz sposób rozliczenia (wynagrodzenie albo czas wolny). Dla segmentów rozliczanych czasem wolnym dodatkowo wybiera inicjatora („Na wniosek pracownika” – mnożnik 1:1 albo „Decyzja pracodawcy” – mnożnik 1:1,5).
- Rozliczenie – administrator przekazuje wniosek do rozliczenia (akcja Przekaż do rozliczenia), kadry oznaczają segmenty wynagrodzenia jako wypłacone, a pracownik odbiera segmenty czasu wolnego wnioskami o czas wolny za nadgodziny. W razie potrzeby administrator może wykonać Konwersję czasu wolnego na wynagrodzenie dla niewykorzystanych godzin.
Statusy wniosku o nadgodziny
Wniosek może przejść przez następujące statusy:
- Planowany – automatyczny status pierwotny, dotyczy nadgodzin zgłoszonych z wyprzedzeniem na przyszłość.
- Do rozpatrzenia – wniosek czeka na decyzję osoby na ścieżce akceptacji.
- Zaakceptowany – wniosek zaakceptowany, pracownik wypracowuje nadgodziny.
- Odrzucony – wniosek odrzucony przez osobę akceptującą lub administratora.
- Anulowany – wniosek anulowany przez pracownika lub uprawnioną osobę przed lub po realizacji.
- Do dekretacji – administrator rozpoczął przypisywanie metod rozliczenia segmentów, ale jeszcze nie zamknął dekretacji.
- Oczekuje na rozliczenie – dekretacja zamknięta, wniosek przekazany do rozliczenia: kadry pracują nad wypłatami, a pracownik może składać wnioski o czas wolny za nadgodziny.
- Częściowo rozliczony – część segmentów jest rozliczona (wypłacona albo odebrana czasem wolnym), część czeka.
- Rozliczony – wszystkie segmenty są rozliczone.
Co widzą poszczególne role
Pracownik ma podgląd swoich wniosków. Widzi listę zgłoszonych i zaakceptowanych nadgodzin, które ma jeszcze wypracować, oraz podsumowanie już wypracowanych. Dla wypracowanych nadgodzin widzi, ile godzin ma do odbioru, a za które otrzyma wynagrodzenie (lub już otrzymał). Jeśli firma korzysta z modułu Urlopy i nieobecności, pracownik może zgłosić wniosek o czas wolny za nadgodziny.
Manager zespołu ma podgląd wszystkich nadgodzin wypracowanych przez podwładnych, wskazanie tego, ile z nich pracownik chciałby odebrać czasem wolnym, ile rozliczyć finansowo oraz status ich rozliczenia. Na etapie akceptacji wniosku może zmieniać formę rozliczenia. Manager nie ma dostępu do modala dekretacji – to wyłączna kompetencja administratora.
Administratorzy mogą przeglądać wnioski dla całej organizacji, dekretować segmenty w modalu Rozlicz nadgodziny, oznaczać segmenty jako wypłacone, konwertować czas wolny na wynagrodzenie oraz eksportować dane do XLS/CSV. Konfigurację typów nadgodzin opisuje artykuł Jak skonfigurować nadgodziny, a sposoby rozliczania – Rozliczanie nadgodzin.