Jak działają nadgodziny w tomHRM?

Funkcja Nadgodziny pozwala na ewidencjonowanie wniosków o nadgodziny i ich akceptacji wg. ustalonej ścieżki oraz zarządzanie rozliczeniem i odbiorem jako czas wolny za nadgodziny. System daje przełożonym możliwość monitorowania liczby wypracowanych, wypłaconych i odebranych nadgodzin przez ich podwładnych. Administratorzy mogą nadzorować całość procesu i generować zestawienia danych całej organizacji w raportach.

Panel nadgodzin współpracuje z modułem Ewidencja czasu oraz Urlopy i nieobecności.

Założenia działania modułu Nadgodziny:

Pracownik przewidując potrzebę pracy w godzinach nadliczbowych składa wniosek (Nadgodziny > Moje wnioski > Złóż wniosek ), który przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji. Składając wniosek wskazuje preferowaną formę rozliczenia nadgodzin.

System pilnuje, by pracownicy nie zgłaszali nadgodzin w regularnych godzinach pracy ustalonych w ich profilach oraz w dniach, kiedy zgłosili już urlop.

Wniosek złożony przez pracownika może być automatycznie akceptowany i wysyłany tylko jako powiadomienie na wskazany w ustawieniach funkcji adres mailowy lub może być kierowany do akceptacji wybranych osób (np. bezpośredniego przełożonego). Osoba akceptująca dostaje powiadomienie mailowe, może zaakceptować, anulować lub odrzucić wniosek. Ma również prawo do zmiany formy rozliczenia nadgodzin zaproponowanej przez pracownika.

Pracownik dostanie powiadomienie, kiedy jego wniosek otrzyma status “Zaakceptowany”, “Anulowany” lub “Odrzucony” wraz z informacją o ewentualnej zmianie formy rozliczenia.

Do korzystania z nadgodzin firma nie musi wykorzystywać funkcji Clock-in/out. Zapis Clock-in/out jest zapisem faktycznego startu i końca pracy, ale nie ma wpływu na naliczanie nadgodzin. Wynika to ze zgodnego z Kodeksem Pracy założenia, że przełożony musi zostać powiadomiony przez pracownika o zamiarze pracy w godzinach nadliczbowych i na taką pracę musi wyrazić zgodę. Pracownik nie może zatem samowolnie wydłużyć czasu pracy oczekując następnie rozliczenia pracy w nadgodzinach.

Pracownik ma podgląd swoich wniosków. Widzi listę zgłoszonych i zaakceptowanych nadgodzin, które ma dopiero wypracować oraz podsumowanie już wypracowanych nadgodzin. W przypadku już wypracowanych nadgodzin będzie widział ile nadgodzin ma do odbioru, a za które nadgodziny zostanie mu wypłacone wynagrodzenie lub już zostało wypłacone. Jeśli firma dysponuje modułem Urlopy i nieobecności, pracownik będzie mógł zgłosić wniosek o odbiór nadgodzin.

Manager zespołu ma podgląd wszystkich nadgodzin wypracowanych przez podwładnych, wskazanie tego, ile z nich chciałby odebrać czasem wolnym, ile rozliczyć finansowo oraz status ich rozliczenia (do rozliczenia, odebrane, wypłacone). Na etapie akceptacji wniosku może zmieniać formę rozliczenia.

Administratorzy mogą przeglądać wnioski dla całej organizacji. Mogą również decydować o tym, czy nadgodziny w ramach danego wniosku zostaną wypłacone (w stawce 50% lub 100%) czy też będą dostępne dla pracownika do odbioru.

Więcej dowiesz się w poszczególnych artykułach: