Funkcja Nadgodziny pozwala na ewidencjonowanie wniosków o nadgodziny i ich akceptację wg ustalonej ścieżki, dekretację segmentów godzin oraz rozliczenie nadgodzin wynagrodzeniem albo czasem wolnym. System daje przełożonym możliwość monitorowania liczby wypracowanych, wypłaconych i odebranych nadgodzin przez ich podwładnych. Administratorzy mogą nadzorować całość procesu i generować zestawienia danych całej organizacji w raportach.

Panel nadgodzin współpracuje z modułem Ewidencja czasu pracy oraz Urlopy i nieobecności.

Założenia działania modułu Nadgodziny

Pracownik przewidując potrzebę pracy w godzinach nadliczbowych składa wniosek (Nadgodziny > Moje wnioski > Złóż wniosek), który przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji. Składając wniosek wskazuje preferowaną formę rozliczenia nadgodzin (wynagrodzenie albo czas wolny), o ile typ wniosku dopuszcza obie metody.

Wniosek złożony przez pracownika może być automatycznie akceptowany i wysyłany jako powiadomienie na wskazany w ustawieniach funkcji adres mailowy lub może być kierowany do akceptacji wybranych osób (np. bezpośredniego przełożonego). Osoba akceptująca dostaje powiadomienie mailowe – może zaakceptować, anulować lub odrzucić wniosek. Ma również prawo do zmiany formy rozliczenia nadgodzin zaproponowanej przez pracownika.

Pracownik dostanie powiadomienie, kiedy jego wniosek zmieni status (np. „Zaakceptowany”, „Odrzucony”, „Anulowany”), wraz z informacją o ewentualnej zmianie formy rozliczenia.

Etapy obsługi wniosku – od złożenia do rozliczenia

Pełny cykl życia wniosku o nadgodziny w tomHRM składa się z czterech etapów:

1. Złożenie i akceptacja – pracownik (lub manager za pracownika) składa wniosek, system kieruje go ścieżką akceptacji albo akceptuje automatycznie.
2. Wypracowanie nadgodzin – pracownik realizuje nadgodziny w zgłoszonym terminie. Wniosek czeka w statusie Zaakceptowany.
3. Dekretacja segmentów – administrator otwiera modal Rozlicz nadgodziny i dla każdego fragmentu godzin (segmentu) osobno wskazuje klasyfikację („Dzień roboczy – zw.”, „Sobota”, „Niedziela pracująca – zw.”, „Praca w niedzielę”, „Praca w święto”, „Niedziela będąca świętem” albo praca w porze nocnej), z której wynika stawka dodatku (50% / 100% / n/a), oraz sposób rozliczenia (wynagrodzenie albo czas wolny). Dla segmentów rozliczanych czasem wolnym dodatkowo wybiera inicjatora („Na wniosek pracownika” – mnożnik 1:1 albo „Decyzja pracodawcy” – mnożnik 1:1,5). Jeśli wniosek obejmuje pracę w dniu rozkładowo wolnym, na tym etapie decyduje też o przyznaniu dnia wolnego za pracę w sobotę, niedzielę albo święto. Paczkę wniosków rozliczanych identycznie można zadekretować hurtem – zob. dekretacja masowa.
4. Rozliczenie – administrator przekazuje wniosek do rozliczenia (akcja Przekaż do rozliczenia), kadry oznaczają segmenty wynagrodzenia jako wypłacone, pracownik odbiera segmenty czasu wolnego wnioskami o czas wolny za nadgodziny, a przyznany dzień wolny – wnioskiem o odbiór dnia wolnego. W razie potrzeby administrator może wykonać Konwersję czasu wolnego na wynagrodzenie dla niewykorzystanych godzin, a nieodebrany dzień wolny czekający w puli pracownika – zamienić na wynagrodzenie.

Statusy wniosku o nadgodziny

Wniosek może przejść przez następujące statusy:

• Planowany – automatyczny status pierwotny, dotyczy nadgodzin zgłoszonych z wyprzedzeniem na przyszłość.
• Do rozpatrzenia – wniosek czeka na decyzję osoby na ścieżce akceptacji.
• Zaakceptowany – wniosek zaakceptowany, pracownik wypracowuje nadgodziny.
• Odrzucony – wniosek odrzucony przez osobę akceptującą lub administratora.
• Anulowany – wniosek anulowany przez pracownika lub uprawnioną osobę przed lub po realizacji.
• Do dekretacji – administrator rozpoczął przypisywanie metod rozliczenia segmentów, ale jeszcze nie zamknął dekretacji.
• Oczekuje na rozliczenie – dekretacja zamknięta, wniosek przekazany do rozliczenia: kadry pracują nad wypłatami, a pracownik może składać wnioski o czas wolny za nadgodziny.
• Częściowo rozliczony – część segmentów jest rozliczona (wypłacona albo odebrana czasem wolnym), część czeka.
• Rozliczony – wszystkie segmenty są rozliczone.

Co widzą poszczególne role

Pracownik ma podgląd swoich wniosków. Widzi listę zgłoszonych i zaakceptowanych nadgodzin, które ma jeszcze wypracować, oraz podsumowanie już wypracowanych. Dla wypracowanych nadgodzin widzi, ile godzin ma do odbioru, a za które otrzyma wynagrodzenie (lub już otrzymał). Jeśli firma korzysta z modułu Urlopy i nieobecności, pracownik może zgłosić wniosek o czas wolny za nadgodziny. Na belce podsumowania widzi też liczbę dni wolnych do odebrania, jeśli pracował w dniu rozkładowo wolnym i osoba dekretująca przyznała mu dzień wolny.

Manager zespołu ma podgląd wszystkich nadgodzin wypracowanych przez podwładnych, wskazanie tego, ile z nich pracownik chciałby odebrać czasem wolnym, ile rozliczyć finansowo oraz status ich rozliczenia. Na etapie akceptacji wniosku może zmieniać formę rozliczenia. Manager nie ma dostępu do modala dekretacji – to wyłączna kompetencja administratora.

Administratorzy mogą przeglądać wnioski dla całej organizacji, dekretować segmenty w modalu Rozlicz nadgodziny (także masowo), przyznawać dni wolne za pracę w dniu rozkładowo wolnym, oznaczać segmenty jako wypłacone, konwertować czas wolny na wynagrodzenie oraz eksportować dane do XLS/CSV. Konfigurację typów nadgodzin opisuje artykuł Jak skonfigurować nadgodziny, a sposoby rozliczania – Rozliczanie nadgodzin.