Z tego artykułu dowiesz się jak przystąpić do konfiguracji modułu Urlopy i Nieobecności, co przemyśleć przed rozpoczęciem konfiguracji oraz jak przeprowadzić ją krok po kroku.

Po zakupie modułu Urlopu otrzymujesz prekonfigurowane ustawienia:

• Typy urlopów:
  • Urlop wypoczynkowy + urlop na żądanie
  • Urlop wypoczynkowy dodatkowy
  • Urlop na wolontariat
  • Urlop na chorobę rodzinną
  • Urlop macierzyński
  • Urlop tacierzyński
  • Urlop opiekuńczy
  • Zwolnienie z obowiązku wykonywania umowy
  • Zwolnienie z powodu siły wyższej dniowe i godzinowe
• Typy nieobecności:
  • Szkoła
  • Konferencja
  • Zwolnienie chorobowe
  • Inne
• Dwa różne powody odrzucenia wniosku o urlop
  • Ważny interes firmy
  • Zbyt późne poinformowanie
• Statusy wniosków urlopowych wraz z ustawieniami, kto może anulować wniosek
• Kilka rodzajów transportu oraz kategorii kosztów wykorzystywane w delegacjach (będą Ci potrzebne wtedy, kiedy będziesz stosować wnioskowanie o delegacje w systemie. Jeśli nie chcesz stosować delegacji, nie musisz się nimi przejmować).

Możesz je zmieniać na dowolnym etapie konfiguracji systemu. Jak je dopasować do Twoich potrzeb omówimy w kolejnych krokach poradnika.

Zanim przystąpisz do konfiguracji modułu w systemie, przygotuj:

1. Listę wszystkich typów wniosków o urlopy i nieobecności stosowanych w Twojej organizacji. Pamiętaj, że niektóre urlopy wymagane prawem pracy przysługują pracownikom dopiero po spełnieniu określonych wymagań (np. pracownik – członek OSP ma prawo do 6 dni wolnego na szkolenie).

2. Zastanów się jakie grupy pracowników będą korzystać z modułu urlopy. Czy masz pracowników na umowie – zleceniu? B2B? którym chcesz skonfigurować osobne typy wniosków?

3. Zastanów się  czy w Twojej organizacji są różne grupy pracowników pod względem języka jakim się posługują? Czy chcesz by pracownicy z Polski mieli nazwę urlopu po polsku a pracownicy anglojęzyczni po angielsku czy wolisz by stosowany był jeden typ wniosku o jednej, wspólnej dla wszystkich nazwie?

4. Zastanów się  czy w Twojej organizacji zastępca nieobecnego pracownika (np. będącego na urlopie czy w delegacji) powinien móc akceptować wnioski urlopowe, które spływają do tego nieobecnego pracownika)?

5. Czy chcesz umożliwić pracownikom wnioskowanie o tzw. wyjścia prywatne? (w tomHRM nie musisz Tworzyć takiego typu wniosku, jest to osobne ustawienie)

6. Czy chcesz umożliwić pracownikom wnioskowanie o czas wolny za nadgodziny? (tu więcej o tym, jak działają nadgodziny w tomHRM)

7. Czy chcesz umożliwić pracownikom wnioskowanie o delegacje? (tu więcej o tym, jak działają delegacje w tomHRM)

Zastanów się, w jaki sposób ma przebiegać obieg wniosku urlopowego czy o nieobecność. W tomHRM możesz stworzyć wiele ścieżek akceptacji i przypisać je do konkretnych typów urlopów.

Tu dowiesz się jak zaprojektować ścieżkę akceptacji w systemie.

Pamiętaj, by sprawdzić ustawienia domyślnej ścieżki i w razie potrzeby je zmodyfikować.

Przejdź do zakładki Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Ogólne i zadecyduj:

• Kto będzie mógł nadawać pracownikom limity urlopów.
• Kto będzie w kalendarzu nieobecności widział nieobecności innych osób → więcej o ustawianiu widoczności nieobecności w kalendarzu
• Czy przy danym typie nieobecności w kalendarzu lub na etykiecie w profilu pracownika będzie widać to, że pracownik jest nieobecny (to, czy dany typ nieobecności będzie jawny, ustawia się już później, w konkretnym typie urlopu).

• Zdecyduj czy zastępca będzie mógł akceptować wnioski (urlop/nieobecność/delegacja) za nieobecnego pracownika.

To ustawienie będzie działać tylko wtedy, kiedy osoba składająca dany wniosek, wskaże w nim zastępcę.

Przejdź do Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Typy urlopów . Znajdziesz tam listę predefiniowanych typów urlopów. Dostosuj je do polityki urlopowej w Twojej firmie, usuń te, z których nie chcesz korzystać., dodaj brakujące.

Więcej o konfiguracji typów urlopów

Przejdź do Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Typy nieobecności . Znajdziesz tam listę predefiniowanych typów urlopów. Dostosuj je do polityki urlopowej w Twojej firmie, usuń te, z których nie chcesz korzystać, dodaj brakujące.

Więcej o konfiguracji typów nieobecności.

Przejdź do Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Powody odrzucenia . Znajdziesz tam listę predefiniowanych powodów odrzuceń. Dostosuj je do polityki urlopowej w Twojej firmie. Więcej o powodach odrzuceń wniosków urlopowych.

Jeśli w Twojej firmie część pracowników pracuje hybrydowo lub funkcjonuje Okazjonalna Praca Zdalna i chcesz skonfigurować możliwość zgłaszania wniosków o prace zdalną przejdź do Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Praca zdalna Więcej o konfiguracji wniosków o okazjonalną pracę zdalną.

Jeśli wszyscy pracownicy pracują stacjonarnie i w firmie nie można stosować okazjonalnej pracy zdalnej pomiń ten krok.

Skonfiguruj składanie wniosków o delegacje: więcej o konfiguracji delegacji w tomHRM.

Jeśli pracownicy Twojej firmy nie jeżdżą w delegacje lub nie chcesz by tomHRM obsługiwał wnioski tego typu, pomiń ten krok.

Więcej o profilach dni wolnych.

Więcej o tym, jak zaimportować limity urlopów.

Dodatkowe ustawienia

Nie musisz ich wykonywać, by system działał poprawnie, ale mogą ułatwić korzystanie z systemu lub pomóc w dopasowaniu systemu do zasad Twojej firmy.

Wnioski urlopowe planowane i odrzucone nie mogą być anulowane.

Wnioski urlopowe o statusie Do rozpatrzenia oraz Zaakceptowany mogą być anulowane przez wybrane osoby. Jeśli chcesz zmienić predefiniowane reguły tego, kto może anulować wniosek przejdź do Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Statusy

Więcej o anulowaniu / wycofywaniu wniosku.

Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Ogólne Sprawdź czy predefiniowane dostępy do Raportów są poprawne.

Więcej o nadawaniu dostępów do raportów.

Ułatw pracownikom korzystanie z urlopów i przedstaw zasady wnioskowania u nieobecności w polityce urlopowej dostępnej zawsze pod ręką. Więcej o ustawianiu treści polityki urlopowej.

Więcej o integracji systemu z kalendarzem Google lub z kalendarzem Office 365.