Profil pracownika może zostać utworzony:

• ręcznie dla pojedynczego pracownika,
• za pomocą importu z pliku excel (masowe tworzenie profili pracowników).

Ręczne dodawanie profilu pracownika

Ekran tworzenia profilu pracownika składa się z kilku pól:

Dane do logowania

• Nazwa konta – to pole oznacza Twoją firmę i będzie już uzupełnione.
• Nazwa użytkownika (login). Jest to pole wymagane.
• Hasło – możesz ustawić dowolne hasło, możesz wykorzystać hasło sugerowane klikając na przycisk Wstaw. Dowiedz się więcej o tym jak ustawić lub zmienić hasło pracownika.

Dane osobowe

• Imię i nazwisko – pola wymagane,
• Płeć
• Telefon komórkowy i inne numery telefonów (możesz dodać do trzech telefonów per pracownik),
• ID pracownika i typ identyfikatora.
• Urodziny.

Dane kontaktowe

• Email – pole wymagane
• Email prywatny (służy do resetu hasła , nie jest widoczny w aplikacji)
• Telefon komórkowy
• Dwa pola do wpisania innych numerów telefonów.

Miejsce pracy

W polu miejsce pracy określasz takie parametry jak Bezpośredni przełożony, Dział, Oddział, oraz Organizacja. Dowiedz się więcej o ustalaniu tych parametrów (struktura firmy).

Stanowisko i obowiązki

Wybierz stanowisko z listy lub wpisz ręcznie oraz przypisz pracownikowi zakres obowiązków.

Szczegóły zatrudnienia

• Forma zatrudnienia. Dowiedz się więcej o formach zatrudnienia,
• Data zatrudnienia,
• Status zatrudnienia. Pole wymagane. Dowiedz się więcej o statusie zatrudnienia,
• Komentarz do zmiany statusu zatrudnienia (potrzebny w późniejszym cyklu życia pracownika przy zmianie statusu),
• Data wypowiedzenia umowy (potrzebne w przypadku zakończenia współpracy)
• Data zakończenia pracy (potrzebne w przypadku zakończenia współpracy).

Dni świąteczne i wolne (profil dni wolnych)

Dowiedz się więcej czym są profile dni wolnych oraz jak przypisać je do pracownika.

Indywidualne godziny pracy

Ustal je, jeśli pracownik pracuje w niestandardowych godzinach. W pozostałych przypadkach syste zaciągnie dane ogólne. Po wpisaniu wszystkich wartości, na dole sekcji pojawi się suma godzin i liczba dni roboczych.

Ewidencja czasu pracy 

Jeśli korzystasz z modułu Ewidencja Czasu Pracy, wybierz profil konfiguracji clock-in/out. Dowiedz się więcej o regułach Clock-in/out.

Grafik czasu pracy 

Jeśli korzystasz z modułu Grafiki Czasu Pracy, wybierz regułę grafiku dla tego pracownika. Dowiedz się więcej o regułach grafików.

Stawki 

Ustal stawkę kosztu wewnętrznego (koszt pracownika ponoszony przez firmę) i zewnętrznego (stawka jaką rozliczasz klientów za czas pracy pracownika). Te dane są potrzebne jeśli korzystasz z modułu Ewidencja Czasu do śledzenia czasu pracy w projektach.

Opis pracownika – dane nieobowiązkowe

Możesz tu umieścić notatkę o pracowniku, która będzie widoczna dla innych osób z firmy, określić poziom wykształcenia, doświadczenia, podać informacje kontaktowe social media.

Pola własne 

Jeśli masz zdefiniowane pola własne, tu pojawią się opcje do wpisania informacji o pracowniku. Dowiedz się więcej o tym, czym są pola własne.

Stopka wiadomości

W tym miejscu możesz ustawić stopkę wiadomości, która będzie dołączana do wiadomości wysyłanych przez pracownika z aplikacji (np. zaproszeń na spotkanie).

Uprawnienia

• Grupa uprawnień – Pole wymagane. Wybierz poziom uprawnień dostępu do systemu i modułów, jaki ma mieć dodawany pracownik. Po wybraniu poziomu uprawnień z listy możesz użyć podglądu, by przekonać się czy nadajesz pracownikowi właściwe uprawnienia. Dowiedz się więcej o ustalaniu uprawnień dostępu do systemu.
• Status aktywności – określa to, czy pracownik posiada dostęp do systemu. Domyślnie przy tworzeniu profilu pracownika ustawiony jest status Aktywny. Dowiedz się więcej o statusie aktywności pracownika.

Onboarding 

Jeśli korzystasz z modułu Onboarding, tu wybierzesz Buddy’ego.

Język interfejsu

Wybierz, w którym języku pracownik ma mieć dostęp do interfejsu.

Po utworzeniu pracownika możesz przejść do dalszych kroków:

1. Wysłać wiadomość powitalną. Taką wiadomość możesz też wysłać później. Dowiedz się więcej o tworzeniu wiadomości powitalnych.
2. Ustawić limity dni urlopowych jeśli pracownik będzie korzystał z modułu Urlopy i nieobecności,
3. Przypisać pracownika do Onboardingu jeśli firma korzysta z tego modułu,
4. Przypisać go do zespołu lub zespołów – więcej o zarządzaniu zespołami.

Jak zaktualizować profil pracownika?

Profil pracownika można edytować:

• ręcznie dla pojedynczego pracownika,
• za pomocą importu z pliku excel (masowa aktualizacja profili pracowników).

Aby ręcznie edytować dane w profilu pracownika wejdź w edycję profilu wykorzystując menu trzy kropki z prawej strony przy nazwisku pracownika na liście pracowników i uzupełnij / zmień dane.

Kto może edytować profil pracownika?

Profil pracownika może być edytowany przez:

• pracownika,
• jego przełożonego,
• administratora bazy pracowników.

To, kto ma dostęp do poszczególnych pól w edycji profilu pracownika ustalasz w zakładce Ustawienia > Parametry> Pracownicy>Self service